L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiant·e·s et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Présidence / Service Communication / Cellule Congrès

La personne recrutée aura pour mission d'accompagner les deux cheffes de projets événementiels dans l’organisation administrative et logistique des événements dont elles ont la responsabilité pour faire face à une charge de travail élevée liée au nombre d’événements en 2026.

• Aide à la préparation logistique des événements : réservation des salles, demande de devis et suivi des demandes aux prestataires, gestion des commandes, réservation des hébergements et des transports pour les
  conférenciers.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire de l’événement: contrôle des devis, demandes d’achat, bons de commande et factures ;
• Préparation du matériel nécessaire à la tenue de l’événement : signalétique, badges ;
• Participer à l’accueil des intervenants, des participants et des prestataires le jour J ;
• Recherche de nouveaux lieux et de nouveaux prestataires : assurer une veille dans le domaine .
• Toute autre tâche liée au bon déroulement des événements.

Une formation est prévue sur les différents logiciels propres à la cellule congrès (logiciel de gestion des congrès) et à l’UCBL (Notilus)

Déplacements ponctuels sur les événements ;
Disponibilités élargies lors des périodes de préparation et de déroulement des événements.

CDD de 8 mois

Connaissances :

• Organisation et fonctionnement d’une administration de l’État (notions) ;
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels de gestion courante ;
• Règles de gestion administrative et comptable de base ;
• Maîtrise de l’anglais à l'écrit et à l'oral.

Compétences opérationnelles :

• Organiser et hiérarchiser les tâches dans des délais contraints ;
• Réactivité ;
• Bonne capacité à partager les informations de suivi.

Qualités personnelles :

• Sens de l’organisation et de la rigueur ;
• Réactivité et adaptabilité ;
• Qualités relationnelles et sens du service ;
• Discrétion professionnelle.

Relations fonctionnelles :

• En interne : relations régulières avec les services supports : Pôle Gestion Financière, Pôle Voyages Affaires, entre autres.
• En externe : contacts avec les prestataires (traiteurs, salles, hôtels, etc.)

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :

• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,

• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,

• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,

• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,

• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.

Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.

Pour postuler : Dès que possible

Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-bzqvq38b4v@emploi.beetween.com