Au sein du Bureau « relations aux usagers » du SGC, assure la continuité de la gestion du standard, des moyens de communication et des liaisons gouvernementales (fonctionnement départemental et selon le protocole en vigueur en plate-forme unilatérale pour la mutualisation des standards des préfectures de l’Allier, du Cantal et de la Haute-Loire ) :
 
• connaît l’environnement technique du standard et maîtrise l’utilisation des systèmes d’information et de communication spécifiques à cet environnement ;
 • traite et achemine les appels téléphoniques 24h/24 pour les périmètres préfecture, sous‑préfectures et directions départementales interministérielles du Puy-de-Dôme : indication d’informations de 1er niveau, orientation des usagers vers les systèmes numériques, mise en relation avec les services compétents, suivi de la prise en charge des appels, … ;
• traite les appels téléphoniques des préfectures de l’Allier, du Cantal et de la Haute-Loire la nuit, les week-ends et les jours fériés ;
• met à jour la documentation de service, les annuaires, l’outil MUST ;
 • collecte les consignes à appliquer dans le cadre de la continuité des liaisons gouvernementales ;
• exploite le réseau de commandement et remet les messages (RESCOM) pour les 4 départements en dehors des heures ouvrables ;
• participe aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises ;
• aide à la recherche d’interlocuteurs et de solutions pour les autorités ;
• réceptionne et analyse les fax et transmet par mail à la fermeture des services des 4 départements ;
• renseigne les tableaux de service (plannings)
 Ces missions sont susceptibles d’évolution au sein du bureau et s’inscriront dans la démarche qualité du Ministère.
En suppléance, traite les appels reçus sur l’interphone de l’accueil physique du bâtiment ASSAS.
Groupe RIFSEEP 2
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Travail en brigade et horaires atypiques (nuits, dimanches et jours fériés), avec attente de la relève pour assurer la continuité du service
Renforts de brigade lors de circonstances exceptionnelles
Vacations spécifiques liées aux horaires

Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel
Connaître les techniques d'accueil téléphonique
Savoir utiliser les systèmes d’information et de communication spécifiques
Avoir des compétences informatiques bureautique
Savoir Faire
Savoir s'organiser
Savoir analyser
Savoir travailler en équipe
Savoir Être
Savoir s'adapter
Savoir accueillir
Avoir le sens des relations humaines
Savoir s'exprimer oralement
Être réactif dans un contexte de crise

Votre environnement professionnel
 
Activités du service
Au sein du pôle « logistique, courrier, accueil », le bureau « relations aux usagers » assure les missions supports d’accueil physique, téléphonique, courrier et courriel pour l’ensemble des services relevant du périmètre du SGC
Composition et effectifs du service
Il compte 13 ETP : une mission accueil (4 C), une mission standard (6 C , 1 B) et une mission courrier (1 B, 1 C)
Liaisons hiérarchiques
Le chef du bureau « relations aux usagers »
L’adjoint à la directrice du SGC, chef du pôle « logistique, courrier, accueil »
Liaisons fonctionnelles
Les usagers
Les missions accueil et courrier du bureau
Le SIDSIC
Le corps préfectoral, les directeurs des DDI
Les services métiers des DDI et directions de la préfecture
Les standards des départements Allier, Cantal et Haute-Loire