Assurer la coordination médico-administrative du Centre de Référence Maladies Rares (CRMR) Schwannomatoses/NF2 (site constitutif) et garantir la fluidité du parcours patient, le suivi de l’activité du centre et l’appui aux missions de recherche et de réseau.
Le poste occupe un rôle central d’interface entre les équipes médicales, les services partenaires (ORL, ophtalmologie, neuro-oncologie) et les acteurs du réseau maladies rares. Il contribue à la coordination des échanges avec les centres de compétences et participe à l’organisation d’événements scientifiques et de réunions nationales.
La secrétaire assure l’organisation et la coordination du parcours patient : accueil, information, programmation des consultations, examens et hospitalisations, planification dans ORBIS et transmission des convocations et informations nécessaires aux patients.
Elle coordonne également les consultations pluridisciplinaires du CRMR (deux par mois), incluant la planification des examens, la préparation des convocations personnalisées et la gestion des flux patients lors des journées dédiées.
Le poste comprend la gestion et la fiabilisation des outils et bases de données Maladies Rares (fiches ORBIS, suivi des prises en charge), ainsi que le suivi de l’activité du centre (indicateurs PIRAMIG, codage et reporting).
La secrétaire participe au soutien administratif des activités de recherche, à l’organisation de la RCP nationale NF2 et au suivi des bilans génétiques (prélèvements, consentements, diffusion des résultats, traçabilité).
Elle assure par ailleurs la gestion documentaire des dossiers médicaux et des courriers médicaux, veille au respect des procédures réglementaires, notamment pour les demandes d’accès aux dossiers patients, et contribue à la continuité de l’activité du service en collaboration avec l’équipe.

o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, Gilda, MEDIWEB, ORBIS…), skeemet (RCP NF2), BAMARA (Banque de données des CRMR)
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d’orthographe,
o S’exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits …),
o Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook, QUALITES
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d’écoute et empathie,
o Esprit d’équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d’équipe, faire preuve d’entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d’adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s’auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d’initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion