Finalité du poste
Assurer un accueil et une prise en charge administrative de qualité pour les patients, garantir la fiabilité et la confidentialité des informations médicales, et optimiser la coordination au sein du service.
Le poste contribue au bon fonctionnement du secrétariat et à la fluidité des parcours patients, en collaboration avec les équipes médicales et paramédicales.

Missions principales
1. Accueil et information
Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et de leurs familles.
Réception, gestion et réorientation des appels téléphoniques.
Gestion des mails envoyés par les médecins et les patients.
Fournir une information claire et adaptée aux patients et aux professionnels.

2. Gestion administrative des dossiers patients (ORBIS)
Création et suivi de l’IPPD patient.
Saisie et mise en forme des comptes rendus hospitaliers (CRH) et comptes rendus opératoires (CRO), et transmission aux patients et médecins concernés.
Classement, archivage et traçabilité des dossiers.
Gestion des résultats d’examens et transmission aux services concernés.

3. Organisation et coordination
Prise de rendez-vous et suivi des plannings des médecins de consultation.
Gestion de la programmation des interventions.
Collaboration avec les équipes paramédicales et les secrétaires hospitalières pour les comptes rendus de sortie des patients.
Travailler en binôme avec l’autre secrétaire pour assurer la continuité du service.
Assurer le remplacement des collègues lors de leurs congés.

4. Qualité et confidentialité
Appliquer et promouvoir  les procédures qualité du service.
Respect strict des règles de confidentialité et des exigences réglementaires.
Contribution à la fiabilité et à l’exactitude des informations dans ORBIS.

5. Autonomie et initiative
Prioriser les tâches et organiser sa charge de travail.
Identifier et signaler toute anomalie dans les dossiers ou documents médicaux.

Compétences requises

Maîtrise des logiciels bureautiques et du DPI ORBIS.

Excellente maitrise de l'orthographe et de la terminologie médicale.

Capacités rédactionnelles fiables et précises.

Respect rigoureux des procédures administratives et qualité.


Compétences comportementales

Sens de l'accueil et du service.
Sens aigu de l'organisation
Rapidité d'exécution
Rigueur
Diplomatie, patience et adaptabilité.
Communication efficace et travail en équipe.
Gestion du stress, autonomie et capacité de priorisation.
Discrétion et respect du secret médical et professionnel.
Esprit d'équipe.