Le secrétaire travaille en étroite collaboration avec le médecin du travail et les infirmières dans l’objectif d’assurer le bon fonctionnement du service et la réalisation de ses missions spécifiques.

Missions principales :
Accueil physique et téléphonique ;
Traitement et orientation des demandes reçues par mail ;
Travail de planification et tâches de secrétariat courant : classement, courriers, rapports, documents spécifiques, archivage etc… dont en particulier l’envoi des convocations aux RDV médicaux et infirmiers ;
Gestion des agendas des médecins du travail (planification et organisation des consultations, réunions, formations, …) et du service (congés) ;
Gestion des dossiers médicaux des agents et saisie des données sur le logiciel Chimed ;
Recueil, saisie et extraction de données pour les études statistiques en lien avec l’activité du service (rapport d’activité, épidémies, activités, accidents du travail, maladie professionnelles…) ;
Rédaction de notes, informations, affichages, rapports, en lien avec les médecins du travail et/ou les infirmier(e)s ;
Organisation et gestion de la base documentaire ;

Missions administratives/logistiques complémentaires :
Gestion des demandes courantes pour le bon fonctionnement du service : commandes de matériel via NSI Gestion principalement (fournitures de bureau en particulier), demandes d’intervention des services techniques et informatiques, …
Transmission (copie mensuelle) des résultats dosimétriques au responsable de la radioprotection
Réalisation de courses diverses dans l’établissement (courrier, commandes, laboratoires, lingerie, pharmacie…)

En l’absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l’infirmier(e), orientation des agents selon les procédures validées avec le médecin du travail.

QUALITES PROFESSIONNELLES ATTENDUES

• Respect absolu du secret professionnel : discrétion, confidentialité (respect du secret médical)
• Qualités relationnelles et d'écoute, sens de l'accueil ;
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Disponibilité et réactivité : capacité de priorisation et d'adaptation aux situations et demandes ;
• Capacités de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers (agents, médecins, directeurs, représentants des instances…)
• Sens du travail en équipe pluridisciplinaire
• Dynamisme et force de proposition dans son domaine de compétences


CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Connaissances informatiques développées : Word, Power Point, Excel, recherche documentaire informatique ;
• Connaissance du logiciel Chimed serait un plus mais formation assurée si nécessaire ;
• Connaissances spécifiques à la santé au travail, protection sociale, risques professionnels, pathologies professionnelles ;