Secrétariat et accueil de l’IFSI :
Secrétariat d’une promotion d’ESI :
- Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)
- Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI
- Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année
- Gestion des départs en stage : conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement.
- Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)
- Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc
- Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)
- Traitement des dossiers de demande de bourses (réception, saisie et envoi à la Région IDF)
- Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)
- Gestion de la rentrée scolaire : forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)
- Transmissions aux différents collaborateurs : service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,
- Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.
- Paiement des intervenants (envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)
- Organisation des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.
- Gestion du courrier
- Classement, archivage et reprographie
- Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)
- Participation aux groupes de travail.
- Certificats divers d’anciens étudiants
- Suivi des demandes de remboursement des frais de transport
- Suivi et paiement des indemnités de stage
- Gestion des archives de l’IFSI

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
- Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
- Capacités d’organisation, de hiérarchisation, de reporting
- Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC
- Discrétion professionnelle
- Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROS
- Connaissance du fonctionnement d’institut de formation paramédicale.

PRE-REQUIS
- Bonne orthographe
- Capacité relationnelle et esprit d’équipe
- Sens de l’initiative