Missions spécifiques :
- Gérer la permanence téléphonique
- Gérer la consultation du Dr Martinovic
- Gérer les plannings du personnel médical
- Gérer les courriers internes et externes du service (rédaction, envoi, distribution et traçabilité)
- Gérer le système documentaire
- Gérer les commandes bureautiques/cartouches/interventions (ex. panne du photocopieur, du fax)
- Organiser et/ou participer aux réunions et rédiger les comptes rendus des réunions de service
- Saisir les comptes rendus d’examens foetoplacentaires et placentaires (fournis à 30% par dictée sur cassette et 70% sous format papier). Cette activité représente 60% de la charge de travail journalière
- Classer/archiver les différents documents internes et externes du service
- Suivi des demandes d’examen complémentaire en fœtopathologie
Activités spécifiques :
- Assurer la liaison avec les conseillères en génétique avec frappe et envoi des courriers de consultation
- Assurer la traçabilité des données d’examens placentaires et foetoplacentaires dans un fichier Excel
- Gérer la Base Nationale de Données des Maladies Rares BaMaRa (saisie des données fœtopathologies)
- Facturation des examens externes de fœtopathologie
- Suivi des départs des corps de fœtus au crématorium de la Ville de Paris avec information aux maternités
- Envoi des photographies des bébés demandés par les parents aux maternités.

PRÉ-REQUIS :

Formations et/ou qualifications requises :

- Baccalauréat sciences médico-sociales
- Diplôme de secrétariat médico-social
- Expérience dans le domaine du secrétariat médical

EXPÉRIENCE REQUISE
- Expérience en anatomie pathologique souhaitée
- Bonne dactylographie

-COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

- Utiliser les outils bureautiques
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes, renseigner ses interlocuteurs
- Prise de notes rapide
- S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs
- Traiter certaines situations conflictuelles
- Utiliser internet
- Connaitre la terminologie médicale liée à la discipline
- Avoir une bonne orthographe et une bonne grammaire.

Qualités professionnelles requises :

- Vigilance, rigueur, sens de l'organisation et méthode
- Esprit d'initiative et autonomie
- Capacité d'adaptation et d'investissement
- Sens du travail en équipe, convivialité et dynamisme
- Conscience, curiosité et discrétion professionnelles.