Assurer le secrétariat médical et la gestion des demandes d’hospitalisation
Assister le Médecin de l’unité dans les tâches administratives et l’organisation du suivi des patients.
Prise des divers rendez-vous médicaux à la demande du médecin
Correspondance téléphonique importante avec la famille des patients ou les médecins et établissements extérieurs, mais aussi avec l’équipe soignante, l’équipe de rééducateurs, le service social
Frappe : mise en page de documents, ententes préalables de transport, courrier de consultations, comptes rendus des réunions, etc.
Tableur : Mise à jour du tableau des admissions et de l’agenda Orbis/Agathe partagés avec les unités
Convocation des patients de l'unité
Organisation de la sortie des patients avec l’équipe médicale + réservation de transport (élaboration des bons de transport ou les demandes d’entente préalable de transport)
Mise à jour PMSI – SSR de l'unité une fois par semaine avec le Médecin.
Missions spécifiques :
Recueil des demandes d’admission Trajectoire/LORAH pour l’unité
Gestion des dossiers d’admission : réclamer les documents manquants, organisation des dates d’hospitalisation avec le Médecin et le cadre de l’unité
Pour la coordinatrice AMA
Planning des médecins (liste des permanences, des gardes, mise à jour Chronos, rendez – vous consultations psychiatre, etc.)
Mise à jour PMSI, export, aides aux utilisateurs
Permanence téléphonique
Remplacement occasionnel en cas d’absence d’AMA imprévue

Formations et/ou qualifications requises :
- Baccalauréat sciences médico-sociales
- Diplôme de secrétariat médico-social

Connaissances particulières :
- Maîtrise des logiciels et de l'informatique (Orbis, Excel, Word, Outlook, Trajectoire, Lorah, Aghate, Agenda…)
- Connaissances des pathologies courantes rencontrées
- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés

Qualités professionnelles requises :
- Rigueur organisationnelle et Adaptabilité
- Secret médical et professionnel
- Anticipations des tâches et des demandes de l'équipe
- Travail en équipe pluridisciplinaire
- Orthographe et connaissances des termes médicaux
- Connaissance informatique et des logiciels institutionnels