Gérer les appels téléphoniques et assurer la transmission des informations.
Assurer la rédaction, la mise en forme et la diffusion des courriers, comptes rendus médicaux, certificats et attestations.
Collaborer étroitement avec les instances administratives internes et externes.
Préparer et suivre les dossiers médicaux, administratifs et juridiques des patients (mesures de contrainte, audiences JLD, SPDRE, réintégrations, transferts).
MISSIONS TRANSVERSALES :
Assurer la gestion quotidienne des lits via Médiweb-Psy et établir un prévisionnel hebdomadaire.
Participer aux staffs journaliers et réunions de service ; rédiger les comptes rendus.
Tenir à jour les tableaux de suivi Excel : patients sous mesure, statistiques d’activité, codages PMSI, plannings des lits et astreintes.
Effectuer la numérisation et l’archivage électronique des documents médicaux et administratifs (ORBIS).
Traiter les demandes de dossiers médicaux (patients, médecins, autorités, experts) dans le respect du secret professionnel.

MISSIONS SPÉCIFIQUES ET PARTICULIÈRES :
Mettre à jour les outils et supports de suivi
Participer à la coordination des hospitalisations ouvertes et fermées.
Gérer les demandes ponctuelles du service : création de supports, organisation de réunions (présentielles et visioconférences).
Maintenir une communication fluide avec les patients et les différents acteurs institutionnels

PRÉ-REQUIS :

Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme de secrétaire médical
- BAC/ BAC ST2S
- BAC +2

EXPÉRIENCE REQUISE :

Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

Connaissances particulières :
- Organisé
- Accueillant
- Patient
- Sociable
- Souriant
- Avoir l'esprit de conciliation
- Capacité d'écoute
- Discrétion
- Aime le contact avec le public

Qualités professionnelles requises :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers