Missions générales :

Assurer le secrétariat du département et accompagner le cadre paramédical de département dans l’organisation, la coordination et le suivi de ses activités administratives et projets

Le poste s’articule autour de 2 grandes missions :

1. Mission de secrétariat du département :
 1.1 Gestion administrative et organisationnelle
·         Organiser des réunions du département et événements internes (planification, réservation de salle, convocations, préparation des supports)
·         Mettre à jour : organigramme et coordonnées du Département et mise en ligne sur l’espace dédié
·         Prendre des notes, mettre en forme des documents et diffusion des comptes rendus de réunion
·         Réceptionner et traiter des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
·         Assurer Gestion du courrier (réception, diffusion, suivi)
·         Assurer la prise de rendez-vous / gestion des agendas
·         Commander et gérer des fournitures et matériels de secrétariat

1.2 Gestion des ressources humaines (volet administratif)
·         Recueillir, mettre à jour et / ou sauvegarder de données, d'informations, de fichiers Suivi de tableau de bord des mouvements RH, mobilités astreintes cadres : ….)
·         Transmettre et suivre des demandes auprès du service informatique (création/suppression de comptes, accès logiciels, matériel informatique)
·         Aider à la gestion et au suivi des demandes de personnel intérimaire et des heures supplémentaires via le logiciel ARTEMIHS, en lien avec les cadres d’US et la Cadre Paramédicale de département
·         Assurer le suivi administratif des stages IFSI préprofessionnels (planning, lien avec les autres départements)

2. Mission d’assistance auprès du cadre paramédical de département

2.1 Appui organisationnel

·         Collaboration quotidienne dans l’organisation et la planification des activités du cadre
·         Préparer les dossiers nécessaires aux réunions institutionnelles
·         Centraliser des informations utiles à la prise de décision du cadre de département
·         Recueillir les formations souhaitées par les cadres des unités de soins

2.2 Suivi des projets du département
·         Assurer le suivi administratif et organisationnel des projets en cours
·         Mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi du département
Relancer et aider la coordination des projets avec les différents interlocuteurs
Missions spécifiques :
·         Participer au développement et à la valorisation de l’HAD par diverses missions et projets en collaboration avec la Cadre Paramédicale du département
·         Participer aux réunions et au groupe de travail institutionnels HAD et AP-HP
·         Participer aux études et audits du département

• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
• Assurer le reporting auprès du cadre du département
• Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
• Élaborer, adapter et optimiser plusieurs plannings de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique Word, Excel, PowerPoint, messagerie) ArtemiHS , TEAMS
• Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Capacités rédactionnelles
• Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
• Organisation et gestion des priorités
• Aptitude relationnelle, diplomatie
• Autonomie et Capacité d'organisation
• Esprit d'initiative, méthode, rigueur
• Savoir transmettre avec précision les informations