Secrétaire de Direction

Assurer des activités d'assistance technique pour le compte d'un ou plusieurs personnes pouvant aller jusqu'à l'assistance de proximité.

Activités du poste :

- Effectue l'accueil téléphonique et l'accueil des visiteurs, informe les interlocuteurs internes et externes.
- Gère le planning et l'agenda des directeurs (prise de rendez-vous, modifications, anticipation des déplacements).
- Gère la boite fonctionnelle du secrétariat de direction, réponses aux mails et classement des dossiers.
- Organise les déplacements des directeurs, la gestion des états de frais et le soutien logistique des autres collaborateurs.
- Gère les activités de frais de représentation (organisation de séminaires, réceptions, demande de devis, réservations, création des bons de commande, coordination de l'évènement, vérification des factures, archivage des dossiers).
- Gère le courrier (externe et interne) à l'arrivée et au départ, en assure l'enregistrement, la diffusion et le classement.
- Met en forme des documents (courriers, convocations, mails ..).
- Gère la mise à jour de l'organnuaire DTI.
- Gère la mise à jour de bases de données et de fichiers (dossiers partagés sous le réseau (frais de représentations) et Teams, dossier sur les frais de représentation, liste d'alias, tableaux prévisionnels congés, déplacements ..).
- Gère le suivi de dossier ponctuel en collaboration avec les différents services (projet direction DTI, entretien d'évaluation, suivi des grévistes..).
- Organise le soutien logistique du service (fournitures, réservations salles, voitures, badges...).
- Gère le classement et l'archivage du secrétariat (informatique et papier).
- Assure des activités d'assistance technique pour le compte d'un ou plusieurs personnes pouvant aller jusqu'à l'assistance de proximité.

Savoir-faire :

- Accueillir et prendre des messages,
- Organiser et gérer des agendas,
- Enregistrer et gérer du courrier,
- Saisir et mettre en forme des documents,
- Faire preuve d'esprit d'équipe et de capacités relationnelles,
- Faire preuve d'agilité et savoir prendre des initiatives,
- Faire preuve d'organisation et de méthode,
- Faire preuve de discrétion professionnelle,
- Avoir le sens de la communication.

- Connaissances :

- Maîtrise des logiciels de bureautique,
- Maîtrise des logiciels DPF Formulaires et SIF Formulaires,
- Connaissance de l'organisation administrative des services,
- Gestion documentaire,
- Communication.