TRIBUNAL DE PREMIERE INSTANCE DE PAPEETE

Avenue Pouvanaa a OOPA à Papeete

BP: 101 - 98713 PAPEETE

Le bureau d'aide juridictionnelle est en charge du tribunal de première instance de Papeete, de la cour d’appel de Papeete, des sections détachées de Raiatea, de Nuku Hiva et des Tuamotu Gambier Australes.

Il est présidé par la vice-présidente placée ou le directeur des services de greffe judiciaires en sa qualité de vice-président.

Composition et effectifs du service

Le service se compose d’un SA et d’un adjoint administratif.

Votre hiérarchie

Le secrétaire administratif ou l’adjoint administratif du BAJ travaille :

- sous l'autorité et le contrôle du directeur des services de greffe en charge du BAJ

- sous les directives du magistrat, présidente du BAJ

Vos interlocuteurs métiers

Le secrétaire administratif ou l’adjoint administratif du BAJ travaille en contact avec :

- Le SAUJ

- Les usagers du service public

- Les auxiliaires de Justice

- Les membres de la commission

- Le CAD-PF

1- Administration / Gestion

1-1 Accueil téléphonique ➢ Orienter les usagers

➢ Donner des renseignements d'ordre général

1-2 Traitement du courrier du service

➢ Trier

➢ Ouvrir et composter

➢ Distribuer, répondre ou réorienter vers un autre service

1-3 Gestion des fournitures

➢ Veiller à ce que le greffe soit approvisionné

➢ Passer et réceptionner les commandes selon les directives

1-4 Classement et archivage

➢ Organiser et suivre le plan de classement du service

➢ Archiver les documents et les dossiers

2- Droit / Procédure

2-1 Enregistrement de toutes les procédures reçues et constitution du dossier et des commissions

➢ Réceptionner et composter les pièces de procédure

➢ Enregistrer dans l'applicatif SIAJ

➢ Scanner les pièces pour les incrémenter dans l’application

➢ Constituer les dossiers de commission

➢ Demander les pièces manquantes aux parties

➢ Aviser les services du dépôt de la demande

2-2 Gestion des originaux et copies

➢ Classer les originaux au rang des minutes

➢ Procéder à la notification des décisions rendues

➢ Gérer et assurer la délivrance des copies :

- Communiquer les décisions aux parties, au barreau, aux huissiers

- Transmettre les copies aux différents services

2-3 Préparation et suivi des commissions

➢ Préparer les commissions

➢ Réserver la salle

➢ Communiquer aux membres de la commission la liste des dossiers

➢ Assister le président ou le vice-président aux commissions

➢ Assurer le suivi dans l'applicatif SIAJ et AJWIN pour les décisions anciennes

2-4 Classement et archivage

➢ Classer les dossiers

➢ Établir les bordereaux d'archives

➢ Archiver les documents et les dossiers selon le plan de classement du service

2-5 Gestion des recours

➢ Traiter et enregistrer les recours

Nombre d’agents à encadrer

   ☐   A                            ☐   B                      ☐   C                     ✔ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                    OUI ☐                    NON ✔

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Application métier : SIAJ – AJWIN

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Avoir exercé dans un bureau d'aide juridictionnelle (connaître le fonctionnement du bureau)

CONNAISSANCES:

Applicatifs métiers : SIAJ et AJWIN
Gestion du Commun
Organisation judiciaire
Outils bureautiques

SAVOIR ETRE: 

Avoir une capacité de distanciation
Avoir le sens des relations humaines
Avoir le sens du service public
Être vigilant
Faire preuve de discrétion, polyvalence, rigueur

SAVOIR FAIRE :

Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Donner une information juridique et/ou procédurale
Maîtriser techniques d’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail

Organisation du travail :
Charte de temps : 37 heures 30

Restauration : Convention de restauration, pas de restauration

Accessibilité en transport / Parking :
Oui

GROUPE RIFSEEP : 2

durée d'affectation attendue sur le poste :  2 ans (renouvelable une fois – durée de séjour réglementée - 4ans en tout))

 RENSEIGNEMENTS ET CANDIDATURE :

Mme Myriam JARRY - Directrice des services de greffe du tribunal de première instance de Papeete

Courriel : chg.tpi-papeete@justice.fr

Philippe GIMONET - Directeur des services de greffe judiciaires, chef de service du BAJ

Courriel : philippe.gimonet@justice.fr

Le poste est soumis à entretien : Les candidats devront prendre l’attache de Mme JARRY et/ou M. GIMONET en vue de l’entretien et transmettre les pièces suivantes :

Copie de la fiche de candidature jointe

CV

Lettre de motivation

3 dernières évaluations

Dernier arrêté d’élévation dans l’échelon 

Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité ☐ OUI ✔ NON