La sous-direction des Cabinets et du soutien des services assure les missions suivantes :

- la gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la direction des services administratifs et financiers ;

- l'exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés et inscrits, regroupant les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes ;

- la gestion de l'activité transport des services du premier ministre et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;

- le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre, aux ministères délégués et aux secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;

- l'instruction des promotions dans l'ordre national de la Légion d'honneur et dans l'ordre national du Mérite, pour le Premier ministre, les ministères délégués et les secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;

- l'organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l'accompagnent en métropole, Outre-mer et à l'étranger, des missions de son cabinet, le suivi administratif et financier de son périmètre d'action ;

- le pilotage de l'intendance du cabinet et du traitement des questions protocolaires ;

- le contrôle de gestion et l'analyse de la performance ;

- l'intendance au profit du Premier ministre et cabinet

Sous l’autorité du Sous-directeur des Cabinets et du soutien des services, le Service de la correspondance (39 agents) est en charge de l’enregistrement, du traitement et du classement de tous les courriers adressés au Chef du Gouvernement, aux Ministres délégués ou aux Secrétaires d’Etat dont ils dépendent.

Il a pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d’Etat ou de leur Chef de cabinet en lien étroit avec l’actualité politique, en s’appuyant ainsi sur l’expertise des conseillers.

Lieu ressource des Cabinets, le Service doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.

Il gère également les dossiers de demandes d’audience et d’invitation à l’attention du Premier ministre.

Il est responsable, pour le Cabinet du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d’État, du déploiement et de l’utilisation de l’outil de gestion électronique du courrier (MAGEC).

Enfin, le Service de la correspondance a vocation à renforcer son offre de service en développant la production interne de notes analytiques, en complément du suivi statistique effectué. Par ailleurs, des réflexions sont amorcées quant à l’usage d’outils d’intelligence artificielle.

Le service se compose de 5 pôles (Pôle Enregistrement, Pôle Citoyens, Pôle Elus-Entreprises-Associations, Pôle Ministres délégués/Secrétariats d’État.

Rattaché à la Cheffe de service, le/la titulaire du poste assure la responsabilité fonctionnelle des systèmes d’information et de communication du service de la correspondance.

A ce titre, il/elle est en charge des missions suivantes :

1. Maîtrise d’ouvrage pour les projets de déploiement de nouveaux SI, et notamment de solutions d’intelligence artificielle adaptées aux besoins spécifiques du service (qualification et catégorisation des courriers, rédaction des projets de réponse), en lien avec la division des systèmes d’information (DSI) ;

2. Supervision et encadrement du référent MAGEC, agent contractuel de catégorie B ;

3. Gestion du bon fonctionnement des applicatifs métiers du service, et en particulier du logiciel métier de gestion électronique du courrier (Maarch Courrier) ;

4. En lien avec le référent MAGEC, supervision des montées de version et de l’adaptation du logiciel aux besoins du service et aux commandes des Cabinets ;

5. Production d’indicateurs d’activité et de performance, à la fois quantitatifs (volume de courriers reçus, délais de réponse, productivité du service) et qualitatifs (analyse thématique des courriers).

Pics d'activité saisonnniers

Connaissances :

Maîtrise de l’organisation administrative et du fonctionnement des services de l’Etat
Maîtrise des enjeux politique et législatif
Maîtrise des outils bureautiques (pack office)
Maîtrise de la conduite de projet SI
MAGEC : logiciel de gestion électronique du courrier (à acquérir)
Connaissance souhaitable en matière de communication politique

Savoir-faire :

Maîtrise dans l’application de directives et de procédures
Capacité de faire face à l’urgence
Capacité à comprendre le fonctionnement d’une organisation
Capacité à se familiariser avec de nouveaux outils informatiques

Savoir-être :

Très grande rigueur
Sens de l’organisation et esprit de synthèse
Sens de la pédagogie
Sens des responsabilités
Discrétion
Réactivité
Polyvalence