Héritière de la Bibliothèque de l’Université de Paris ouverte en 1770 et bibliothèque interuniversitaire régie par une convention entre les universités de Paris 1 Panthéon-Sorbonne et Paris 3 Sorbonne Nouvelle, la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne (BIS) est rattachée pour sa gestion à l’Université de Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Dotée d’un budget de 3,9 millions d’euros et d’un effectif de 128 agents titulaires renforcés par des contractuels et mentors étudiants, elle conserve dans ses collections et propose à ses 18 000 lecteurs inscrits environ 2 millions de documents, dont 17 750 titres de périodiques et 3 500 manuscrits. La bibliothèque de la Sorbonne offre 460 places assises. La bibliothèque de l’institut de géographie lui est rattaché.

Le Département de l’accueil des publics et de la communication des documents (DAPCD) coordonne les équipes chargées de l’ouverture de la bibliothèque, de l’accueil et des inscriptions et assure la communication aux usagers des documents conservés en magasins. Il gère également le Prêt entre bibliothèques (PEB).

Missions liées au PEB

1. PEB fournisseur : gestion des demandes

• Recueillir les demandes de fourniture de documents via Supeb.

• Traiter les demandes pour les bibliothèques en respectant les délais Collex.

• Collecter et transmettre les données d’activité du PEB fournisseur.

2. Reproduction et mise à disposition des documents

• Prélever les documents en salle de lecture et en magasin.

• Organiser les prélèvements en magasins distants.

• Réaliser les opérations de reprographie et de prêt selon les règles et délais.

• Veiller à la conservation des documents avant expédition ou copie.

• Enregistrer les transactions dans le SIGB.

• Préparer les expéditions et les transmettre au service courrier.

• Participer à la facturation des demandes et gérer les réceptions.

• Relancer les établissements en retard (documents et paiements).

• Gérer la boîte mail et assurer le suivi des demandes.

3. PEB demandeur : demandes des lecteurs

• Traiter et suivre les demandes de lecteurs vers d’autres organismes.

• Participer à la facturation des demandes.

• Gérer le retour des documents et relancer les lecteurs en retard.

• Recueillir et transmettre les données d’activité du PEB demandeur.

4. Accueil au service du PEB

• Accueillir et renseigner les lecteurs sur place et par téléphone.

• Veiller aux conditions de communication, de consultation et de reprographie.

• Gérer les réceptions et réexpéditions : vérification, mise à disposition, retour.

• Enregistrer transactions et encaissements dans le SIGB.

• Gérer la boîte mail et suivre les demandes des lecteurs.

Mission d’accueil du public

1. Accueil et orientation

• Informer les lecteurs sur le fonctionnement et les espaces de la bibliothèque

• Assurer le contrôle d’accès et les inscriptions si nécessaire.

• Aider à la consultation des catalogues et à la réservation des documents.

• Veiller au bon fonctionnement des salles et au respect du règlement.

• Assurer des permanences en salles thématiques (soirées et samedis).

2. Communication et prêt des documents

• Traiter les demandes de communication en ligne et sur place.

• Prélever les documents dans les magasins.

• Équiper les documents en puces RFID.

• Enregistrer les transactions dans le SIGB.

• Réaliser communication et prêt dans le respect des règles et de la conservation.

3. Entretien des collections

• Mettre en rayon les documents (retours, acquisitions, reliure…).

• Participer à l’entretien et au rangement des magasins et à la veille technique.

• Contribuer aux chantiers de conservation et au déplacement des collections.

• Assurer le rangement quotidien des documents en libre-accès.

Savoirs :

• Connaître les principes de gestion d’une bibliothèque

• Connaître l’organisation de l’Université

Connaître les notions administratives utiles pour comprendre le marché de fourniture des monographies

• Connaître le règlement général sur la protection des données

• Avoir un niveau B1 anglais ; la maîtrise d’autres langues est appréciée

Savoir faire technique :

• Connaître les collections de la bibliothèque, leurs spécificités, leurs implantations. Savoir interroger les catalogues informatisés

• Connaître les règles nationales du PEB et le règlement PEB de la bibliothèque

• Connaître les principaux catalogues collectifs

• Connaître le module Supeb

• Savoir apprécier la particularité d’une demande

• Connaître le bâtiment et les règles de gestion et de sécurité s’y rapportant

• Maîtriser les applications du module de circulation du SIGB : Fonctionnement de la réservation en ligne, Communication et prêt des documents, Localisation des cotes, Communication et prêt informatisés

• Connaître le fonctionnement du contrôle d’accès

• Avoir des compétences de base en informatique : fonctionnement d’un ordinateur, d’un réseau, de la messagerie et des outils de bureautique

• Connaître le bâtiment et les règles de gestion et de sécurité s’y rapportant

• Assurer éventuellement les inscriptions des lecteurs

Savoir être :

• Savoir accueillir, écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise (Services Publics +)

• Savoir être rigoureux, méthodique et disponible

• Savoir gérer les tensions avec les lecteurs (recours à un responsable)

Savoir s’impliquer dans un travail de groupe

• Savoir rendre compte

• Savoir gérer les priorités

• Être réactif