Description synthétique du poste

Le pôle de la logistique évènementielle coordonne et pilote l’organisation matérielle des sommets et des conférences internationales qui se déroulent principalement en France métropolitaine, en liaison le cas échéant avec les secrétaires généraux des conférences internationales.
Les collaborateurs affectés dans ce pôle sont des professionnels de l’événementiel, opérationnels dans tous les domaines.
Ils définissent les besoins et coordonnent les activités des nombreux autres professionnels avec lesquels la Direction du Protocole est liée par des marchés publics. A ce titre, ils participent au recueil des devis.

L’organisation d’un événement est un travail d’équipe. Aussi, l’interaction et la bonne collaboration entre tous les agents du pôle, dont les fonctions et les profils professionnels sont complémentaires, est absolument primordiale.
L’agent appelé à occuper le poste de logisticien disposera d’une grande capacité d’adaptation et aura un sens du détail et de l’organisation.

Activité principale

Femme ou homme, doté d’une expérience dans le secteur événementiel, il interagit avec les services demandeurs, contribue à la définition des besoins en collaboration avec les agents du pôle et les prestataires.

Ses missions principales sont les suivantes :
1/ Contacts avec les prestataires titulaires des marchés publics du MEAE :
• identifier les prestataires qui seront utiles pour l'événement ;
• Pré-alerter les prestataires avant l’événement ;
• Organiser, lorsque cela est nécessaire, les réunions individuelles ou collectives avec les prestataires.
• Recueillir des devis auprès des prestataires, en accord avec les besoins des services et dans le respect des enveloppes budgétaires allouées aux événements.

2/Contribuer à la coordination de la logistique événementielle :
• Participer aux réunions de préparation des événements internationaux ;
• Établir des plannings prévisionnels d’intervention des prestataires : livraison, montage, exécution, démontage, en liaison le cas échéant, avec le superviseur ou l’ensemblier ;
• Organiser les accès, le stationnement, le cas échéant le ventousage, au besoin en lien avec les forces de l’ordre et la préfecture.

3/ Contribuer sur le terrain à la bonne installation, exécution et démontage :
• Si nécessaire, organiser et suivre par constat d’huissier « l’état des lieux » réalisé avant et après l’événement ;
• Être présent sur le lieu de l’événement pour vérifier l’intervention des prest...

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi :
- agent titulaire de la fonction publique de catégorie B ;
- rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste.

Autres voies de recrutement :
- agent titulaire de la fonction publique de catégorie B en détachement sur contrat
- agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 35 580 à 47 952 euros annuels bruts

Durée d'affectation attendue

Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année.

Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2027, renouvelable.

Compétences attendues

• Environnement et développement durable - Maîtrise
• Environnement professionnel du domaine d'activité - Maîtrise
• Gestion de projet - Maîtrise
• Logistique - Maîtrise

• Communiquer - Maîtrise
• Evaluer - Maîtrise
• Maîtriser les délais - Maîtrise
• Organiser - Maîtrise
• Piloter un prestataire - Maîtrise
• Planifier - Maîtrise
• Rendre compte - Maîtrise
• Travailler en équipe - Expert

• Aisance relationnelle - Maîtrise
• Esprit d'initiative - Maîtrise
• Esprit d'équipe - Expert
• Faculté d'adaptation - Maîtrise
• Réactivité - Maîtrise
• Sens de l'organisation - Maîtrise

• Bureautique - Maîtrise
• Outils collaboratifs - Maîtrise

Service de rattachement : Protocole - Sous-direction des évènements internationaux

Poste de travail : 0003009877