Sous la responsabilité de la responsale du pôle, la gestionnaire en charge d’appui à la coordination règlementaire des études et de la formation H/F contribue à la sécurisation règlementaire et à la qualité des processus liés à la scolarité et à la formation. Elle assure un rôle d’appui technique, documentaire et organisationnel dans la préparation, le contrôle et la diffusion des documents.

Ce poste suppose des relations de travail avec les scolarités de composantes et un travail en collaboration avec les autres services de la DEVE.

Activités essentielles :

Contribuer à garantir le cadre règlementaire de fonctionnement de l’établissement dans le domaine des études et de la formation ;
Participer à la mise en œuvre d’une démarche de contrôle interne des textes, processus et procédures dans le domaine de la scolarité
 

Activités détaillées :

1) Appuyer la responsable du pôle dans ses missions de contrôle de conformité règlementaire des documents :

Vérifier la réception et la complétude des documents élaborés et transmis par les composantes et les services de l’établissement : M3C, cadrages, conventions, arrêtés et PV de jury, calendriers universitaires, etc.
Contribuer à la veille règlementaire dans le domaine des études et de la formation en vérifiant quotidiennement les sites concernés ;
Assurer l’archivage numérique des documents et textes de référence.
2) Participer à la mise en œuvre des missions règlementaires :

Participer à la planification et au suivi des campagnes de modification des M3C, des jurys et des calendriers universitaires ;
Préparer les outils de suivi (tableaux, modèles et rétroplanning) et en assurer les mises à jour ;
Assister la responsable dans la gestion et l’animation des groupes de travail (convocation, compte-rendu) et de l’espace collaboratif en ligne à destination des composantes ;
Assurer la circulation de l’information auprès des usagers, des autres services et Directions de l’établissement.
3) Contribuer aux activités du service et à l’amélioration continue :

Participer aux contrôles et à la remontée des informations dans les différents systèmes d’information pour fiabilisation des données ;
S’impliquer dans les actions et démarches d’amélioration continue du SIOE ;
Participer aux évènements et actions de l’établissement en lien avec les missions du pôle.
 

Pics d’activités: De mai à septembre pour la campagne des calendriers universitaires et de modifications des modalités de contrôle des connaissances et des compétences.

Le poste est ouvert aux agents titulaires et contractuels de la fonction publique (CDD de 12 mois, avec possibilité de renouvellement).

Rémunération basée sur la grille indiciaire des Adjoints Techniques (ATRF). Pour les contractuels, la rémunération est généralement comprise entre 1600 et 1700 euros net/mois.

Nous attendons de vous que vous disposiez de certaines compétences :

Connaître l’organisation ainsi que le fonctionnement de l’établissement et du service
Savoir organiser et planifier ses activités selon un calendrier défini
Être polyvalent, pouvoir maîtriser simultanément plusieurs procédures
Connaître les bases de l’environnement bureautique
Savoir rechercher les informations pertinentes
Savoir rédiger et mettre en forme des documents
Rigueur, dynamisme, ouverture d’esprit
Connaître l’outil de gestion Apogée