L'Institut français du cheval et de l'équitation (IFCE) est un établissement public administratif sous double tutelle des deux Ministères suivants : le Ministère de l'agriculture et de la souveraineté alimentaire et le Ministère des sports et des jeux olympiques et paralympiques. L'IFCE est au service des acteurs de la filière équine avec pour principales missions de :
• Contribuer à la mise en œuvre des politiques de l'Etat en faveur de la filière équine : notamment la traçabilité zootechnique et sanitaire des équidés, l'appui économique à la filière et l'expertise réglementaire dans les domaines de l'élevage et des sports équestres.
• Etre l'institut technique de référence de la filière par des activités de recherche appliquée, de transmission des savoirs (diffusion et formation professionnelle) et de valorisation du patrimoine équestre français.

Le Pôle formation professionnelle (PFP) est chargé de développer une offre de formation qui réponde aux besoins des professionnels de la filière équine.
A la demande de ses tutelles (MASA et MSJOP), l'IFCE contribue à l'ingénierie de formation par apport de ressources et d'expertise.
En tant qu'organisme de formation, l'établissement met en œuvre des formations dont les publics cibles sont les professionnels et leurs formateurs, pour l'ensemble des métiers de la filière. Cette offre est complémentaire à celle qui existe sur le marché.

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du responsable pédagogique et administratif d’Uzès.
 
Missions du poste et description des activités
Dans le respect du règlement de la formation professionnelle et des procédures en vigueur, et en conformité avec la démarche qualité, le gestionnaire de formation est chargé de la gestion administrative des formations et du secrétariat du service formation
Le gestionnaire de formation exercera ses activités pour les formations du site d’Uzès mais également pour des formations ayant lieu sur le territoire national en lien avec les chargés de projet formation des territoires concernés et les ingénieurs de formation.
Activités principales :
Accueillir, informer et orienter les stagiaires (téléphone, courrier, mail).
Etablir des devis de formation.
Assurer les formalités administratives d’entrée en formation (dossiers d’inscription, aide au montage des dossiers de financement, gestion des contrats et conventions).
Assurer le suivi administratif et financier des stagiaires (facturation, gestion de l’assiduité, suivi des parcours sur une application informatique métier dédiée).
Assurer démarches administratives des formations et diplômes en lien avec le(s) coordonnateur(s) (certification, conseils pédagogiques, jurys, tests de sélection, positionnement, …).
Secrétariat administratif (courriers, notes, comptes rendus).
Activités annexes :

Participation aux évènements de l’établissement (journée Portes ouvertes…) et à différents salons
Gestion logistique concernant les opérations de formation (réservation salles, matériels, repas…)
Champ relationnel du poste
En interne
Pôle Formation Professionnelle (équipe de direction, responsable pédagogique et administratif, ingénieurs formation, formateurs, gestionnaires de formation).
Intervenants ponctuels IFCE.
Services supports de la DT Arc Méditerranéen.
Chargés de projet « formation » des délégations territoriales.

En externe
Stagiaires.
Organismes certificateurs (DRAJES, DRAAF…).
Financeurs de la formation professionnelle.
Intervenants extérieurs en formation.
Structures partenaires de formation.

Horaires : fixes.
Possibilité de travail le week-end ponctuellement.
Déplacements ponctuels sur le territoire national.
Possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et après une phase de prise de poste.

Ce poste donne accès à :
- un ordinateur portable,
- un téléphone professionnel,
- action sociale,
- participation Mutuelle,
- chèques-vacances : bonification minimale de 25% de l'épargne.

 Savoir-faire
Connaissance des règles de la formation professionnelle (juridique/financier)
Capacité à organiser et gérer une action de formation (règles financières, suivi administratif, planification)
Aisance numérique (pack office…)
Maîtrise de la langue française (écrite et orale)
Capacité à travailler en réseau
Pratique de l’anglais (niveau B2)
Connaissance de la filière équine
 
Savoir-être
Faire preuve de rigueur et de précision dans le cadre de son travail
Etre orienté vers l'action et le résultat.
Avoir l'esprit d'équipe.
Aisance relationnelle
Capacité à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie

Niveau d’études : Bac
Expérience : souhaitée sur un poste d’assistante administrative en centre de formation

Apprécié : Connaissance de la démarche qualité Qualiopi

Personne à contacter pour plus de renseignements sur le poste : barbara.loup@ifce.fr, maud.dupuy-duby@ifce.fr

Pour plus de renseignements sur la procédure de recrutement : recrutement@ifce.fr

Composition du dossier de candidature
• Le formulaire de mobilité (pour les agents internes à l'IFCE),
• Un CV,
• Une lettre de motivation,
• Pour les fonctionnaires :
Les trois derniers entretiens professionnels,
Le dernier arrêté de situation administrative,
La notification RIFSEEP.

Date limite de candidature : 26/09/2024

Votre dossier de candidature est à transmettre à : recrutement@ifce.fr

Un accusé de réception est systématiquement envoyé à chaque candidat à réception de son dossier. En cas de non réception dans les 72 heures (jours ouvrés), nous vous invitons à nous contacter par courriel à recrutement@ifce.fr afin de vérifier la bonne réception de votre candidature.

Si le dossier de candidature est incomplet à la date limite de candidature indiquée, la candidature ne sera pas étudiée.