MISSIONS

Dans le cadre de la mise à disposition du patrimoine immobilier de la ville, vous devez accompagner les usagers et/ou les services dans les démarches administratives et la mise en ½uvre des procédures d'instruction permettant la prise de décision de l'autorité, et l'élaboration des contrats d'occupation et suivi des dossiers :

ACTIVITES PRINCIPALES :

Mise à disposition du patrimoine immobilier de la commune :

Accueil et information des usagers et des services :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Recevoir, filtrer et traiter les courriers électroniques
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les informations nécessaires à l'instruction de la demande

Instruction administrative des dossiers :
- Vérifier les pièces constitutives d'une demande
- Conduire des recherches techniques, juridiques et vérificatives administratives
- Rédiger et envoyer des courriers
- Rédiger des documents administratifs et actes juridiques (conventions, baux, AOT...)
- Rédiger des décisions ou des délibérations
- Rédiger des notes synthétiques d'aide à la décision de l'autorité
- Procéder à des états des lieux en lien avec les techniciens en charge de la maintenance des bâtiments municipaux
- Procéder à des visites de locaux
- Suivre des contrats d'occupation (renouvellement, attestations d'assurance, problématiques techniques liées à l'occupation (demandes de petits travaux tels que problème de serrure, assainissement, etc.), ..)

Suivi et gestion des dossiers :
- Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Classer et archiver les dossiers

ACTIVITES OCCASIONNELLES :

- Commande des fournitures
- Présence aux assembles de copropriété
- Gestion des polices d'assurances de la ville, des dossiers sinistres, des demandes diverses en matière

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

PROFIL : Vous devez :

- Maîtriser l'outil informatique et bureautique
- Avoir des aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Être organisé, rigoureux, autonome et discret
- Savoir travailler en transversalité
- Faire preuve de dynamisme, efficacité et sens relationnel
- Avoir des capacités à gérer l'urgence ou l'imprévu, prioriser les tâches
- Faire preuve d'autonomie de gestion des dossiers


SPECIFICITES DU POSTE :
- 37h/semaine sur 5 ou 4,5 jours,
- 12 jours d'ARTT
- Lieu d'affectation : Mairie Technique
- Complément de rémunération annuel (13ème mois)
- Participation mutuelle sous réserve de contrat labélisé.
- CE : COS Méditerranée

Merci de nous communiquer tout document que vous jugerez utile à l'étude de votre candidature à l'adresse suivante : recrutement@la-seyne.fr
Pour tout renseignement complémentaire, merci de contacter le secteur recrutement au 04 94 06 90 04.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.