Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Le gestionnaire administratif et financier assure la gestion administrative, budgétaire et financière de la Direction des relations internationales (DRI) composée de 8 agents administratifs et d’1 enseignant.

 1. Assurer la gestion administrative :

Rédiger des actes administratifs : décisions, compte rendu de réunion et de commission
Participer à la rédaction des conventions de partenariats nationaux et veiller à leur exécution
Rédiger des dossiers de demande de subvention
Suivre des contrats et des projets subventionnés : respect des calendriers, contrôle de la qualité d'exécution des projets
Rédiger des bilans d'activités et des enquêtes ministérielles et européennes (MESR, ERASMUS+)
Veiller au calendrier des instances décisionnaires
Participer à l'organisation d'évènements universitaires : évaluation des besoins, organisation et contrôle de la logistique
Évaluer les besoins matériels de la Direction, y compris pour l’installation du personnel
Gérer les stocks et les dossiers logistiques

2. Assurer la gestion budgétaire :

Participer à l'élaboration du budget annuel et au suivi de l'exécution budgétaire
Préparer les ajustements budgétaires et les travaux de fin d'exercice
Contrôler régulièrement le budget avec la DFACI
Gérer les budgets liés aux bailleurs de fonds : Erasmus+, MESR, CVEC, autres subventionneurs
Gérer des budgets sur projets : contrat d'objectif, de moyens et de performance de l'UTLN, autres appels à projets

3. Assurer la gestion financière :

Saisir des commandes d'achat et contrôler les engagements sur le logiciel de gestion comptable SIFAC
Contrôler les pièces justificatives des dépenses et recettes
Contrôler la conformité des opérations avec la politique achat et les règles comptables de l'établissement
Contrôler et enregistrer les états de services faits
Saisir des commandes de vente et des objets de gestion recettes (demande de titre de recette d'avance, de reversement sur commande de vente, annulation ou réduction de recettes, liquidation directe)
Se coordonner avec l'agence comptable (service facturier, dépenses, recettes) et la DFACI (budget, marchés)
Gérer la carte achat

4. Participer à la gestion des ressources humaines :

Saisir les heures de l’enseignant sur SAGHE et participer à la gestion des contrats de l'enseignant FLE
Aider au secrétariat pédagogique de l'enseignant de FLE: contrôle des plannings de formation et des heures d'enseignement, enregistrement sur HYPERPLANNING.
Encadrer des emplois étudiants, service civique, volontaire européen et stagiaire : saisie des heures (GEHENNE,SOPRANO), édition de l'état des services faits, mise en paiement des heures, contrôle des emplois du temps.
Valider les ordres de missions sur le logiciel NOTILUS FCM
Contrôler les justificatifs des missions

Possibilité de travailler en dehors des heures de bureau

Connaissances :

Connaissance des modes de fonctionnement des universités
Techniques d’élaboration de documents administratifs
Connaissance des règles et techniques financières
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Culture internet
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

Savoir organiser, planifier et prioriser ses tâches dans un calendrier complexe
Rédiger des documents, rapports, synthèse, notes de cadrage et assurer leur présentation
Conseiller et aider à la décision : accompagner la direction dans l’analyse des dossiers
Maitriser les outils bureautiques et être à l’aise dans l’utilisation des plateformes administratives universitaires (Apogée, SIFAC, Hyperplanning, SAGHE, Notilus)
Travailler en équipe

Compétences comportementales :

Rigueur, sens de l’organisation, capacité à prioriser
Adaptabilité
Aisance relationnelle
Esprit d’analyse et capacité à prendre des décisions
Discrétion et sens de la confidentialité dans le traitement des données sensibles
Ouverture interculturelle et curiosité à l’international

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : Direction des relations internationales (DRI) - Campus de la Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des TECH

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1 556 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 05/01/2026

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement