L'Ecole Nationale de l'Aviation Civile (ENAC) est un établissement public (EPSCP GE), dont le siège est situé à Toulouse, placé sous la tutelle de la Direction Générale de l'Aviation Civile du Ministère des Transports.
L'ENAC a pour mission d'assurer la formation initiale et le perfectionnement des cadres et des principaux acteurs de l'aviation civile.

Secrétaire de département (DER/LH)

Gestion financière / support au sein du département langues, sciences humaines et sociales :

- Bons de commande et gestion des fournisseurs :
. Préparation et relevé mensuel des heures de cours LH effectuées, saisie BDC cours, tests et concours, immersions, commandes matériels, enregistrement des BDC sur PEP une fois les commandes validées et mails aux fournisseurs, relevé des heures d'enseignement pour les vérifications de facturation, pour la comptabilité analytique et pour le rapport d'activité
. Gestion et relation fournisseurs, tenue, création, mise à jour des dossiers, relations fournisseurs.

- Factures :
. Comptabilisation et vérification des heures effectuées, suivi et gestion de factures (envoi courrier, vérification, validation et refus de factures), vérification et enregistrement du rapprochement facture/BDC, services faits et validation de services faits, suivi des paiements, préparation extourne (vérification factures manquantes, relance fournisseurs, clôture BDC...).

- Budget :
. Préparation du budget prévisionnel en liaison avec le chef de département, préparation des budgets rectificatifs en liaison avec le chef de département.

- Autres tâches :
. Gestion des vacataires LH via le logiciel ENIX en collaboration avec la gestionnaire administrative, tenue, création, mise à jour des dossiers, relations vacataires, élaboration du relevé mensuel des vacations pour LH/LAN, mise à jour des fichiers vacataires LH/LAN.
. Gestion des demandes de restauration pour LH/LAN et organisation des bus pour les déplacements immersion.
. Assister le chef de département pour l'élaboration et le suivi des marchés LH.

Gestion administrative / support au sein du département langues, sciences humaines et sociales

- Organisation logistique et planification des stages d'immersion en pays anglophones des étudiants des formations GSEA, ISESA et MCTA : interface avec les inspecteurs des études, des professeurs référents et des prestataires.
- Préparation et animation des réunions annuelles des suivis des stages (compilation des retours d'expériences des étudiants).

- Autres tâches :
. En cas d'absence prolongée de la gestionnaire administrative du département : secrétariat du département, gestion des cours de LV2 et de FLE.

Compétences professionnelles souhaitées :

- Connaissances :
. Bonne connaissance des règles de gestion administrative.
. Connaissance de l'organisation et des missions de l'ENAC et de son environnement.
. Maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word, Powerpoint).
. Connaissance des formations et stages dispensés à l?ENAC.

- Savoir-faire / savoir-être :
. Sens de l'organisation du travail, méthode et rigueur, capacité d'initiative.
. Savoir enregistrer des informations multiples et répondre rapidement à plusieurs interlocuteurs.
. Travailler avec régularité et sérieux, aptitude à communiquer et à travailler en équipe. Savoir gérer son stress.
. Maîtrise raisonnable de l'anglais.