Au sein des ministères économiques et financiers, la direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) est une administration à réseau, présente sur le territoire métropolitain, en outre-mer et à l’international. Elle compte près de 17 000 agents, qui exercent des missions variées dans le domaine du commerce international, de la lutte contre la fraude, ou encore des fonctions dites « supports ».

La direction interrégionale des douanes de Normandie a compétence sur les bureaux et brigades terrestres de douanes de la Région.

Le cabinet du DI (directeur interrégional) comporte 3 emplois (2 rédacteurs et  1 secrétaire) alloués aux tâches du secrétariat de la direction interrégionale (DI) de Normandie, structure de 68 agents en charge du pilotage et des fonctions supports (RH, budget, informatique …) des services douaniers. Les activités de secrétariat n’incluent pas les fonctions d’accueil et courrier de l’hôtel des douanes.

Le travail s’effectue principalement en autonomie. Le poste est rattaché hiérarchiquement à l’adjoint du directeur interrégional (DI).

Tâches principales en qualité de titulaire :
Gestion du courrier - 3 flux : (1. collecte et distribution aux services DI des courriers « papier » ; 2. suivi et traitement des messages dans la boite mail fonctionnelle DI* ; 3. suivi et cotation des notes administratives reçues et envoyées dans l’application interne Courrier*)
Gestion du matériel et de la logistique (réservation des salles et du système de visioconférence*, suivi du matériel d'impression de la DI et commande de toner, commande des fournitures*, etc.)
Gestion RH des agents de la DI (gestion des congés des cadres de la DI par délégation*, gestion des congés et suivi des anomalies de pointage des agents du cabinet DI par délégation*)
Secrétariat encadrement DI tenue de l’agenda du DI, gestion des frais de déplacement (préparation des ordres de mission et état de frais)*, préparation des réunions (accueil café, repas…) et différents évènements (visite officielle, cérémonie...)
Secrétariat de la DI : Mise à jour des organigrammes, annuaires tel.*, mise en ligne sur le site intranet de la DI*,
Mise à jour et suivi des délégations de signature (dont Préfet/DI, DI pour l’ordonnancement secondaire), mise en ligne sur le recueil des actes administratifs de la préfecture*, mise à jour des pouvoirs des agents poursuivants*.
Suivi et traitement des contraventions pour l’ensemble de la DI*
Recensement et statistiques lors des grèves nationales*
Rédaction de compte-rendus ou relevés de décisions de diverses réunions* (équipe projet, RMI, prévention,...)*
Rédaction de fiches d’informations hebdomadaires et mensuelles à destination des préfets ou de la direction générale*
Préparation des dossiers, des notes ou des décisions d’ordre général et leur suivi
Dialogue social : préparation du calendrier prévisionnel des instances et réservation des salles*, préparation logistique des réunions, préparation en amont du Conseil Social d’Administration (CSA) : convocations, envoi des documents de travail,...*
Communication : en binôme avec une des rédactrice : création d’un journal interne semestriel*, publication de visuels sur LinkedIn*


Suppléance des rédactrices :
- Décision administrative individuelle : gestion des arrêtés préfectoraux, suivi de l’archivage interrégional *
- Suivi et enregistrement sur le serveur informatique DI de décisions*, affichage, consultation…
- Rédaction de l’arrêté de subdélégation pour le DR de Caen en matière de Contributions Indirectes (CI) et mise en ligne sur le recueil des actes administratifs de la préfecture*
- Référent DI en matière de règlement général de protection des données (RGPD)
- Préparation des formations spécialisées de service (FS) et formations spécialisées de CSA (FS de CSA) en l’absence de la rédactrice titulaire (convocation, mise à dispositions des documents de travail sur la plateforme collaborative)*
- De manière exceptionnelle (indisponibilité des deux rédactrices), participation aux instances sociales (FS, FS de CSA, )

Les fonctions listées ci-dessus et repérées par un * peuvent être  ouvertes au télétravail, sauf exception.

Le télétravail pourra être autorisé par le chef de service suite à demande de la personne recrutée sous condition d'acquisition de l'autonomie nécessaire.

Régime des horaires variables (badgeuse) avec des pointes d'activité ponctuelles pouvant entraîner des contraintes horaires après 17h00.

Candidat(e) possédant les compétences listées ci-dessous et ayant une expertise dans la connaissance :

• de l'organisation, du fonctionnement et des missions de la direction
• de l'environnement professionnel (organisation et rôle des différents acteurs)
• des outils informatiques de bureautique (badgeuse, traitement de texte sous libre office, tableur sous libre office, messagerie sous Zimbra).

Un grand sens de la confidentialité et de la rigueur sera par ailleurs attendu de la personne recrutée.