La direction interrégionale des douanes d’Île-de-France (DI IDF) assure les fonctions RH, logistique, budgétaire et performance pour ses services situés dans le périmètre de la région Île-de-France, répartis sur 24 sites.

Le pôle logistique, informatique et immobilier (PLI) exerce les missions de programmation et de suivi du budget/pilotage et de conduite des achats, des marchés publics, du parc immobilier et des travaux liés, du parc automobile, et enfin de soutien logistique.

L'équipe immobilier assure notamment la maintenance préventive et corrective des sites et la maîtrise d'ouvrage des opérations de construction, de réhabilitation ou de rénovation immobilière.

1 poste proposé en catégorie A et B.

Placé(e) au sein de l'équipe immobilier qui compte actuellement 6 agents, le/la titulaire du poste, exerce les missions prioritaires suivantes :
En qualité de maîtrise d’ouvrage :
Planifier, organiser et assurer le suivi des opérations immobilières en lien constant avec les autres composantes du PLI (chargée de coordination, équipes en charge des marchés publics et du budget) :
— opérations d’envergure, depuis les études préalables de définition, rédaction de l’expression de besoins (en lien avec la hiérarchie des services concernés), préparation des dossiers de passage en conférence régionale de l'immobilier public (CRIP, jusqu’à la réception des travaux, avec les entreprises choisies, et ce depuis l’établissement des devis jusqu’à l’achèvement des travaux et leur réception, dans le respect des règles des marchés publics ;
— opérations limitées dans leur périmètre et relatives à l’amélioration fonctionnelle et/ou technique de locaux existants depuis la définition des besoins, la conduite et/ou la réalisation des études de conception des ouvrages, jusqu’à la réception des travaux.

Parallèlement :
- effectuer les bilans d’étape de chaque projet immobilier (avancée du projet, contraintes calendaires et budgétaires) ;
- assurer leur suivi dans les outils de pilotage en lien étroit avec la cheffe de l’équipe immobilier ;
- proposer les modalités de contractualisation avec les prestataires extérieurs des opérations de travaux ;
- préparer et rédiger les dossiers techniques pour l’ensemble des prestataires requis par l’opération (prestations intellectuelles, marchés de travaux, etc.) ; il/elle peut être amené(e) à réaliser des schémas et croquis précis en vue de la validation d’éléments rectificatifs ;
- contrôler et rendre compte de la conformité des études des prestataires par rapport aux cahiers des charges (coût, délai, techniques) ;
- gérer les garanties contractuelles (parfait achèvement, bon fonctionnement, décennale, assurance dommages-ouvrage, etc.) ;
- mettre à jour en temps réel, le tableau de suivi financier en veillant à la bonne imputation des crédits (UO technique et tranches fonctionnelles, programme 723, Programme 302, 348, etc.) ;
- préparer les engagements financiers et suivre sur Chorus Coeur la bonne exécution de ses expressions de besoin et demandes d'achat.

En matière de gestion de site :
- exercer et superviser la maintenance des sites confiés en lien avec les agents chargés de maintenance ;
- actualiser le référentiel technique dans l’outil mis à disposition et actualiser le dossier technique amiante (DTA, DTA-thèque) suite aux travaux effectués, contrôler sa bonne tenue (vérifications périodiques) en lien avec le rédacteur en charge des contrôles réglementaires ;
- contrôler l’exécution des contrats d’exploitation technique réalisés par des prestataires externes (marché petits travaux et de maintenance préventive) en assurant le suivi technique et administratif ;

Suite de la description du poste :

- contribuer à l’audit de conformité des bâtiments et des matériels aux normes de sécurité (ascenseurs, incendie, amiante, électricité, contrôles réglementaires, etc.) ;

- organiser et suivre la maintenance corrective des bâtiments (interventions auprès des bailleurs pour la réalisation des travaux à leur charge) ;

- recensement des besoins présents et futurs des bâtiments avec l’élaboration de tableurs sous forme de feuille de route pluriannuelle ;

- connaître les baux des locaux loués et la répartition des travaux à la charge du bailleur ou de l'administration.

Stratégie immobilière : sous l'autorité de la cheffe de PLI, participer à l’élaboration de la trajectoire immobilière (Programmes 302 et 723 notamment) et à sa planification en relation avec les orientations stratégiques de la direction, en bonne articulation avec la chargée de coordination du PLI et les équipes en charge des marchés publics et du budget.

Activités associées : Maîtrise d’ouvrage ou MOA mandatée/déléguée - Maîtrise d’œuvre (occasionnel).

Principales activités : pilotage, coordination, rédaction, études, recherches, veille, conseil, conception, gestion de procédures, contrôle, vérification, saisie informatique.

Exemple de dossiers traités : Chantier au siège de la DI dans le cadre du plan de Relance (3 M€).

Télétravail possible 1 journée par semaine

Déplacements fréquents

Permis de conduire cat B indispensable

Savoirs : 

- environnement professionnel du domaine d'activité

- maintenance / entretien

- déontologie du domaine d'activité

- hygiène, sécurité et conditions de travail

- environnement et développement durable

Savoir-faire : 

- organiser une activité

- rédiger un cahier des charges

- mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure

- maîtriser les délais

- travailler en équipe

Savoir-être :

- autorité

- autonomie

- capacité d'adaptation

- réactivité

- maîtrise de soi

Le/la candidate doit avoir une solide expérience dans le suivi de projets immobiliers, une connaissance minimale du fonctionnement d’une administration publique, savoir travailler en mode projet, maîtriser les étapes administratives d’avancement d’un projet immobilier (labellisation CRIP, collaboration avec la MRPIE, etc.) et être force de propositions. En outre, sont recherchés les savoirs suivants : maîtrise d’outils informatiques tels AUTOCAD, réalisation de maquettes numériques 3D et recours à BIM.