Le bureau Vins, alcools et tabac (REG2) constitue un des deux bureaux de la sous-direction Régulation des filières et droits indirects (un effectif total d’une cinquantaine d’agents avec le bureau chargé des Énergies, métaux précieux et droits frontaliers (REG1)).

Les assistant(e)s assurent le secrétariat des 2 bureaux et de la sous-direction.

Le poste s’exerce en binôme avec l’assistante du sous-directeur REG. Il nécessite une coordination permanente, un esprit d’équipe et une concertation régulière afin d’assurer la continuité du secrétariat, notamment pour la planification des congés, du télétravail, des absences et la répartition des missions.

Le poste proposé recouvre les missions et activités suivantes :

– réception et traitement du courrier de la sous-direction et des deux bureaux

– accueil physique, accompagnement et présentation des nouveaux agents affectés aux services de la sous-direction et des visiteurs

– gestion des appels téléphoniques de la sous-direction et des deux bureaux

– assistance à la préparation des réunions (réservation de salle et de visio conférence, constitution de dossiers,...)

– liaisons avec les secrétariats des autres bureaux et services DG, et avec le secrétariat du directeur général

– liaisons avec les services déconcentrés, les autres administrations et les opérateurs

– gestion de l’agenda des chefs de bureau et du sous-directeur

– gestion de l’application courrier et des boîtes fonctionnelles mercure des bureaux et de la sous-direction

– gestion du tableau informatisé de suivi des notes de la sous-direction

– coordination des informations et suivi des dossiers entre les différents bureaux et services

– gestion et suivi des nombreuses sollicitations adressées au bureau

– gestion du temps et des absences des agents (application SIRHIUS)

– prise en charge logistique (commande et gestion des fournitures et matériels)

– établissement des fiches d’ordre de mission du sous-directeur et des chefs de bureau

– assurer la continuité du secrétariat de la sous-direction et des autres bureaux en fonction des nécessités du service

– assurer le remplacement de l’assistante de direction de la sous-direction REG en son absence et réciproquement, dans le cadre du fonctionnement du binôme

Télétravail possible mais limité afin d’assurer une permanence en présentiel du secrétariat.

•  Télétravail limité en raison des nécessités de service et des missions exercées
• Présence physique régulière indispensable pour assurer la bonne continuité du service

Savoirs

• Outil bureautique de traitement de texte (Word ou autre)
• Outil bureautique de tableur (Excel ou autre)
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Techniques d’accueil

Savoir-faire

• Accueillir
• Analyser une information, un document, une réglementation
• Appliquer un protocole
• Travailler en équipe

Savoir-être

• Réactivité
• Discrétion
• Autonomie
• Capacité d'adaptation
• Rigueur