La Bibliothèque nationale de France (BnF) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du Ministère de la culture, dont les principales missions portent sur la collecte et la conservation du patrimoine écrit, audiovisuel et numérique national et la mise à disposition de celui-ci auprès du plus grand nombre. Dépositaire du dépôt légal depuis plusieurs siècles, la BnF est une bibliothèque patrimoniale d’étude et de recherche ouverte au public sur plusieurs sites. Elle reçoit plus d’un million

de visiteurs par an dans ses différents espaces (lecteurs, visiteurs d’expositions ou autres) et plus de seize millions de visites sur sa bibliothèque numérique Gallica. Elle compte 2 400 agents répartis sur ses sept sites à Paris et en région. Ces agents sont en majorité fonctionnaires, mais une part importante est aussi contractuelle sur emplois de l’établissement ou sur crédits de vacation.

La Bibliothèque nationale de France est organisée, sous l’autorité de la Présidente et d’un directeur général, en cinq directions, la direction des Collections, la direction des Services et des réseaux, la direction des Publics, la direction du Développement culturel et du Musée et la direction de l’Administration et du personnel. A ces directions s’ajoutent quatre délégations (mécénat, stratégie, communication, relations internationales).

La direction du Développement culturel et du musée regroupe, outre les services en charge des éditions, le département du Musée, des expositions et des manifestations, dont fait partie le service des Prêts et des expositions extérieures, composé d’une équipe de 8 personnes.
Le service des Prêts et des expositions extérieures a en charge la circulation des œuvres appartenant aux collections de la BnF, tous départements confondus. Les activités de prêts extérieurs représentent en moyenne 2 000 prêts par an pour 200 projets d’expositions ; le nombre d’expositions hors-les-murs et d’itinérances comprend chaque année en moyenne entre 8 et 10 projets, de formats divers, en France et à l’international.

Liaisons hiérarchiques :
L'adjointe à la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, responsable du bureau des prêts ;
La cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures.

Liaisons fonctionnelles :
- En interne : les quatre régisseuses du bureau des prêts, les correspondants des départements de la direction des Collections, le département des Images et prestations numériques, le service des Recettes, le service des Archives institutionnelles.
- En externe : les institutions demandeuses de prêt.

Le coordinateur administratif ou la coordinatrice administrative du service des Prêts et Expositions extérieures est chargé(e) de la gestion des tâches administratives liées aux prêts d'œuvres et aux expositions hors-les-murs de la BnF. Il ou elle assiste la cheffe du service et la responsable du bureau des prêts pour certaines missions de secrétariat, et assure en particulier le suivi administratif des dossiers du Bureau des prêts qui gère l’ensemble des prêts d’œuvres appartenant aux collections de la BnF. Grâce à son rôle de liaison et de support administratif, il ou elle contribue à garantir une communication fluide et une organisation optimale pour l'ensemble des opérations du service.

Le/la titulaire du poste se verra confier les missions suivantes :

1/ Coordination administrative du bureau des prêts
- Préparation des Commissions des prêts (tous les trois mois) :
o Envoi des convocations aux réunions préparatoires et à la Commission ;
o Réception des demandes de prêt et vérification de la complétude des dossiers ;
o Création des dossiers de prêt papier et numériques sur le serveur et la base des prêts ;
o Diffusion auprès des départements des collections concernés ;
o Création et mise à jour du tableau de suivi des demandes ;
- Suivi administratif des courriers officiels et des contrats de prêt (envoi, réception), vérification des documents soumis à la signature du directeur et suivi du circuit de validation;
- Suivi des commandes photographiques liées aux prêts en collaboration avec les équipes techniques du département de la Reproduction ;
- Suivi de l’ensemble des facturations des frais liés aux prêts (établissement des devis, refacturation en lien avec le service des Recettes) ;
- Mise à jour du tableau de suivi administratif des dossiers de prêt ;
- Suivi des catalogues des expositions ayant bénéficié de prêts de la BnF ;
- Tri et archivage des dossiers de prêts papier selon les normes de l’établissement.

2/ Assister la cheffe de service et la responsable du bureau des prêts ;
- Gestion des agendas électroniques ;
- Organisation des réunions (salles, dossiers, invitations) ;
- Suivi du planning des congés ;
- Rédaction et partage des comptes-rendus des réunions de service ;
- Gestion du circuit du courrier et des parapheurs internes ;
- Accueil des visiteurs ;
- Classement des dossiers et gestion des archives du service ;
- Gestion et enrichissement du répertoire des contacts du service ;
- Participation à l’amélioration des outils et des procédures du service ;
- Suivi de certains dossiers transversaux, et notamment les opérations de gestion simple liées au personnel, aux locaux, aux fournitures et équipements informatiques grâce aux applications dédiées le cas échéant (ex. CSI, GAIA, etc.) ;
- Ponctuellement, saisie et mise en forme de documents.

Horaires : travail d'équipe sur une amplitude allant de 8h00 à 20h00 tous les jours.
Travail jusqu’à 22 dimanches par an et certains jours fériés

La connaissance du monde culturel ou muséal serait un plus.

· Savoirs
Connaissances administratives et financières des institutions publiques,
Compétences rédactionnelles et de communication,
Maîtrise des logiciels de bureautique et des bases de données de collections (Word, Excel, PPT, Lotus Notes, Webmuseo),
Pratique de l’anglais oral et écrit indispensable,

· Savoir-faire
Collecter, contrôler et vérifier l’exactitude et la complétude des données et/ou des informations,
Organiser son travail en fonction des délais, des contraintes, des objectifs et des flux,
Utiliser les outils bureautiques standards et les applications informatiques propres à sa spécialité,
Classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur.

· Savoir-être
Qualités relationnelles indispensables,
Adaptabilité aux différents interlocuteurs,
Sens de l’écoute et autonomie,
Efficacité, rigueur.

Nous vous remercions de bien vouloir candidater sur la page emploi.bnf.fr disponible en cliquant sur  "Postuler sur site employeur".