Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés, gérer les activités liées à l'état civil et participer au bon fonctionnement des services administratifs de la commune. Garantir un accueil de qualité, assurer la continuité du service public et remplacer la Secrétaire de direction en son absence.

Missions principales
1. Accueil et information du public
• Accueillir, informer et orienter les administrés.
• Assurer l'accueil téléphonique et filtrer les appels.
• Répondre aux courriers et courriels relevant de l'accueil et de l'état civil.
• Identifier les demandes et les orienter vers le service compétent.
• Assurer le suivi des demandes des usagers.
• Mettre à disposition les formulaires et documents administratifs.
• Veiller à la qualité et à l'organisation de l'espace d'accueil.
2. Gestion administrative
• Organiser le planning de la salle du conseil municipal.
• Assurer le suivi des licences et débits de boissons.
• Gérer les attestations d'accueil et les attestations de recensement citoyen.
• Assurer le lien avec les services intercommunaux (ordures ménagères).
• Diffuser les informations et mettre à jour les affichages.
• Participer au classement, à l'archivage et à la mise à jour des dossiers administratifs.
3. Gestion de l'état civil
• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'état civil.
• Recevoir les déclarations et établir les actes de naissance, reconnaissance, mariage et décès.
• Constituer les dossiers de mariage, PACS et baptêmes civils.
• Préparer les cérémonies de mariage.
• Gérer les registres d'état civil.
• Délivrer les copies et extraits d'actes.
• Rédiger les mentions et les courriers administratifs.
• Assurer une veille réglementaire dans le domaine de l'état civil.
4. Soutien administratif et polyvalence
• Assurer un appui administratif aux différents services.
• Rédiger des courriers et divers documents administratifs.
• Réaliser des travaux de saisie, de classement et d'archivage.
• Mettre à jour les bases de données et les contacts.
• Participer à la continuité du service public.
• Remplacer la Secrétaire de direction en son absence.
• Assurer ponctuellement les missions liées à la gestion des cimetières.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Compétences requises
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise de la réglementation de l'état civil.
• Connaissance des procédures administratives.
• Excellente maîtrise du français écrit et oral.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
• Techniques de rédaction administrative.
• Techniques de classement et d'archivage.
Savoir-faire
• Accueillir et informer le public.
• Analyser et traiter les demandes des usagers.
• Rédiger des documents administratifs.
• Organiser et planifier les activités.
• Gérer les priorités et les situations d'urgence.
• Assurer le suivi administratif des dossiers.
• Travailler en transversalité avec les différents services.
Savoir-être
• Sens du service public.
• Excellent relationnel.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Rigueur et organisation.
• Polyvalence et autonomie.
• Réactivité.
• Esprit d'équipe.
• Diplomatie.
• Capacité à gérer les situations conflictuelles et le stress.

Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE + CIA)
Temps de travail : 39 h par semaine
25 jours de congés payés + 23 jours de RTT (+ 2 jours de fractionnement sous conditions)
Prime de fin d'année en complément de la rémunération
Titres restaurant
RTT
Participation Prévoyance Garantie maintien de salaire et mutuelle Santé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle,
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale,
Possibilité d'ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions - portabilité possible,
Adhésion gratuite au CNAS (cnas.fr)


Candidature (CV et lettre de motivation) à transmettre à M le Maire de la commune de Laneuveville-devant-Nancy
35, rue du Général PATTON
54410 Laneuveville-devant-Nancy

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.