Vos activités principales :

Au sein de la section « protocole, logistique et événementiel », sous l’autorité du chef des huissiers, vous participez activement à l’organisation protocolaire et à l’assistance logistique pour toutes les manifestations et rencontres se tenant à l'Hôtel Beauvau et l'îlot Beauvau. Vous garantissez le déroulement efficace et la coordination avec les services de support lors des réunions, réceptions, événements, cérémonies de décoration, ainsi que pendant les visites de groupes ou de délégations internationales.

Vos missions au profit des cabinets et du bureau des cabinets seront les suivantes:
- Accueil et installation des délégations et invités, en tenant compte des cavaliers et de l'organisation des tables.
- Procéder à l'organisation et à la distribution des parapheurs, du courrier et de la presse écrite;
- Dresser un inventaire des besoins logistiques et en faire part à votre responsable pour leur réalisation
- Effectuer des missions logistiques au service des cabinets ministériels.
- Effectuer des tâches administratives telles que la création de tableaux simples, la saisie de données informatiques, et l'organisation de documents.
- Assurer le respect des normes d'hygiène et de sécurité ainsi que des procédures de qualité.
-Mise en place des dispositifs protocolaires tels que tapis, drapeaux et gerbes, tout en garantissant une bonne coordination avec le service protocole.

Votre environnement professionnel :
Le bureau des cabinets est en charge du soutien du fonctionnement des cabinets :

- Il est chargé de la logistique, du protocole et de l'événementiel : installation des cabinets, réceptions, cérémonies publiques et privées, grandes rencontres internationales, déplacements des ministres ;
- il prépare et assure le suivi budgétaire des cabinets et du BDC dans le cadre de la LOLF et assure des fonctions de régisseur d'avance et de recettes des cabinets ;
- Il assure la sécurité des réseaux pour le compte des cabinets (rôle de RSSI) et assure la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications ;
- Il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du gouvernement en lien avec le SGG;
- Il prépare les dossiers dans le cadre des promotions dans l'ordre national du Mérite, de la Légion d'honneur et de la médaille de la sécurité intérieure ;
- Il gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres et aux élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;
- Il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère en liaison avec la Poste ;
- Il procède à une analyse fine du traitement du courrier avant enregistrement et traitement par les membres des cabinets ou par les sections du service de la correspondance ;
- Il est chargé de la pré-gestion RH du personnel du BDC et des cabinets ministériels.

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

- L'habilitation sera sollicitée lors de la prise de fonction et conditionnera le maintien dans le poste.
- Service en tenue protocolaire (fournie) ;
- Horaires décalés ;
- Permanence le samedi 1 fois par mois ;
- Disponibilité ;
- Très grande discrétion ;
- Bonne présentation ;
- Temps de trajet domicile-travail de moins d'une heure.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel - niveau initié : requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau initié : requis
Autres : Accueil protocolaire
Formation Équipe locale de sécurité (ELS)

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe - niveau pratique : requis
Savoir s'organiser - niveau initié : requis
Savoir appliquer la réglementation - niveau initié : requis

Savoir-être
Savoir accueillir - niveau pratique : requis
Savoir s'adapter - niveau pratique : requis
 Savoir communication : niveau initié : requis