Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient :
o    Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
o    Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o    Accueil physique des usagers et du personnel
o    Gestion des agendas et organisation des réunions
o    Prise de notes, comptes-rendus
o    Saisie et mise en forme de documents
o    Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o    Tri du courrier
o    Classement
o    Commandes de fournitures (logiciel NSI)
o    Plan d’équipement
·         Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
·         Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction
·         Appui à l’organisation de la visite de certification du GHU
·         Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
·         Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)

Missions ponctuelles
·         Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire
·         Appui ponctuel à la Direction de la communication

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital :
• Missions quotidiennes
o Gestion des agendas et organisations des réunions
o Optimisation des agendas
o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o Accueil physique des usagers et personnels
o Prise de notes
o Saisie et mise en forme de documents
o Tri du courrier
o Classement
o Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
• Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR…) : création d’un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l’outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
• Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
• Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires
• Assurer le suivi de l’annuaire des partenaires de Ville et réaliser une cartographie de l’offre en soins primaires sur le ressort territorial du groupement hospitalier
• Réaliser une cartographie de l’offre médico-sociale du ressort territorial du groupement hospitalier

Connaissances associées
• Outils bureautiques et normes rédactionnelles
• Gestions administratives
• Méthodes de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)

Prérequis souhaités
• Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
• Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
• Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
• Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée