Ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

Ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative

Le bureau des cabinets est une structure d’appui aux cabinets ministériels et un acteur central de la coordination avec les services du ministère. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes et Avenue de France), il s’organise autour de départements fonctionnels et opérationnels.

Ses missions couvrent notamment :

la gestion des correspondances (citoyens, élus, correspondances réservées) ;
la publication des textes réglementaires (transmission au Secrétariat général du Gouvernement, suivi au JO et/ou BO) ;
le traitement des questions parlementaires en lien avec les directions ;
l’attribution des distinctions honorifiques (Légion d’honneur, Ordre national du Mérite, Palmes académiques, MJSEA).
Il assure également la gestion RH et logistique des cabinets (informatique, intendance, accueil, chauffeurs, secrétariats…) et participe aux travaux interministériels sur la dématérialisation, tels que Solon et Réponse.

Mission principale
Assurer, en coordination avec les différents secrétariats, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, afin de contribuer au bon déroulement de leurs activités et à la qualité du service rendu.

Activités principales

Accueillir physiquement et téléphoniquement les personnalités, en lien régulier avec les services de la Présidence de la République, de Matignon et autres partenaires institutionnels.
Gérer et filtrer les appels téléphoniques, en orientant les demandes vers les interlocuteurs compétents.
Assurer l’interface avec les autres secrétariats de la structure et favoriser la fluidité des échanges.
Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en appréciant leur niveau d’urgence et de priorité.
Suivre les notes soumises au visa du directeur et du directeur adjoint de cabinet, avant transmission à la ministre.
Relire et contrôler les courriers émis (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.
Rédiger certaines correspondances types (par ex. lettres de remerciements à la suite d’envois de livres ou d’invitations).
Gérer quotidiennement les agendas et organiser les rendez-vous.
Préparer et organiser les réunions : envoi des convocations, réservation de salles, mise à jour des fichiers de suivi, transmission aux conseillers concernés.
Participer au classement, à l’archivage et à la traçabilité des documents.

Organisation en brigade

L’activité d’un secrétariat de cabinet nécessite, entre autres, une grande disponibilité.

Confidentialité absolue sur les informations traitées

SAVOIRS

Connaissance de l’administartin centrale et de l’environnement ministériel

Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique et des outils bureautiques courant

Classement et archivage

SAVOIR FAIRE

Rédiger, corriger et mettre en forme des documents avec rigueur

Gérer les priorités et respecter les délais

Organiser efficacement les activités (agendasn réunions, suivi des documents)

SAVOIR-ETRE

Discrétion, loyauté et sens de la confidentialité

Rigueur, sens de l’initiative et de l’organisation

Réactivité, disponibilité et adaptabilité

Aptitude au travail en équipe et en brigade, excellent relationnel

VOS CONTACTS RH

CV (N° OFFRE_NOM_PRENOM_CV) + lettre de motivation (N° OFFRE_NOM_PRENOM_LM)

recrutement-bdc@education.gouv.fr