Ancrée au cœur de la capitale, l’université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, l’université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre l’université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

Le Pôle Délégué Exploitation, Maintenance, Logistique du Campus Grands Moulins a pour missions principales:

•             Le pilotage et la coordination de l’entretien et de la maintenance des équipements et installations techniques

•             Le pilotage des comités de liaison du site et le recensement des besoins en matière de travaux des usagers du site

•             La mise en œuvre et le suivi du contrat des services avec les facultés installées sur le site

•             La coordination et l’encadrement de l’activité logistique, de sûreté et de sécurité du site

•             La gestion de l’occupation de locaux mutualisés.

•             La maîtrise des coûts (consommation d’énergie, gestion des déchets, etc.)

•             La finalisation des rapports d’exploitation du site et les reporting techniques auprès des usagers ainsi que de la direction

•             La gestion des réclamations des usagers

RÉSUMÉ DU POSTE

L’agent·e assure des missions d’exécution et de suivi dans les domaines administratif, budgétaire et comptable du Pôle .

Il/elle contribue au bon fonctionnement de la structure en appliquant les procédures en vigueur, en assurant la gestion courante des dossiers et en facilitant la circulation de l’information auprès des différents interlocuteurs internes et externes.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Assurer la gestion administrative et comptable courante de la direction du Pôle.

Appliquer les règles, procédures et réglementations administratives, budgétaires et comptables en vigueur.

Gérer les crédits du centre financier : suivi budgétaire, contrôle des dépenses et des pièces justificatives.

Établir et saisir les précommandes conformément aux lignes budgétaires et aux procédures de l’établissement.

Constituer, instruire et assurer le suivi des dossiers administratifs et comptables.

Saisir, mettre à jour et exploiter les bases de données de gestion administrative, financière et, le cas échéant, des ressources humaines.

Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi, bilans et statistiques simples.

Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver des documents administratifs (courriers, notes, rapports, certificats, etc.).

Assurer la circulation de l’information au sein du Pôle et auprès des partenaires extérieurs, notamment via des outils collaboratifs.

Informer, orienter et accompagner les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches administratives.

Répondre aux demandes d’information des services internes et des partenaires extérieurs.

Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.

Classer et archiver les documents, notamment les pièces justificatives des opérations financières.

Nécessite une grande polyvalence

Connaissances :

Principes de base de la gestion administrative, budgétaire et comptable.

Réglementation administrative applicable à l’enseignement supérieur et à la recherche.

Organisation et fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

Maîtrise des systèmes d’information et des outils bureautiques : PhaRe, SIHAM, Word, Excel, messagerie électronique et Internet.

Connaissance de la réglementation administrative, budgétaire et comptable applicable au domaine d’activité.

Appliquer des procédures et des règles de gestion.

Utiliser des outils informatiques et des logiciels métiers.

Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.

Organiser, classer et archiver des informations et documents.

Assurer le suivi de dossiers et respecter les échéances.

Savoir-être – Compétences comportementales :

Rigueur et sens de l’organisation.

Réactivité

Sens relationnel

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Sens du service public.

Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés.

Autonomie dans l’exécution des tâches confiées.

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau V - CAP, BEP ou diplôme équivalent