L'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l'Intérieur, dont  les cinq missions principales sont  :
- L'accueil et l'intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d'un contrat d'intégration républicaine avec l'Etat 
- L'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile
- L'aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d'origine
- La gestion des procédures de l'immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
- L'émission de l'avis médical dans le cadre de la procédure d'autorisation de séjour pour raisons de santé.
L'OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l'étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d'apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d'étrangers en situation régulière.
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr

L’assistant(e) de direction sera chargé(e) du secrétariat du directeur général adjoint en charge de l’asile (DGA) ainsi que de celui de la directrice de l’asile. Il/elle apportera un soutien à l’équipe de direction et assurera la liaison avec les partenaires extérieurs et les directions internes de l’établissement.
Secrétariat :
Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et rapports conformément à la charte graphique de l’OFII et assurer leur archivage électronique
Gérer la circulation des parapheurs et le suivi du courrier et notes en cours de préparation ou de signature
Photocopier, classer et archiver les documents du DGA et de la directrice de l’asile
Préparer les aspects logistiques des réunions (réservation de salle, programmation des visioconférences, convocation des participants) et les dossiers en lien avec les équipes
Préparer les déplacements du DGA et de la directrice de l’asile : mise à disposition de l’ensemble des documents nécessaires
Rédiger les comptes rendus des réunions hebdomadaires et suivre les échéances
Veiller à la circulation de l’information auprès des bureaux de la direction sur son périmètre
Gérer les commandes de fournitures et matériels de la direction

Organisation et gestion :

Gérer les appels du DGA et de la directrice de l’asile, prendre les messages et fournir un premier niveau d’information
Gérer et anticiper l’agenda du DGA et de la directrice (déplacements et réunions)
Assurer l’accueil des visiteurs du service
Prioriser les missions et s’adapter aux changements d’agendas
Organiser les déplacements du DGA, de la directrice, de ses adjointes et des agents du service (réservation des billets de transport, de l’hébergement, des taxis etc.)
Assurer le suivi RH des dossiers des agents de la direction : convoquer des candidats en entretien, gérer les congés des agents dans KELIO, suivi des évaluations annuelles
Organiser la prise de poste des nouveaux agents de la direction en lien avec les directions supports et prévoir les départs
Référent systèmes d’information : assurer l’interface pour les agents en cas de dysfonctionnement

Savoir faire :
Respecter des délais et des engagements
Capacités rédactionnelles
Saisir et mettre en forme des documents
Enregistrer et classer des documents
Gérer un agenda
Fournir un accueil de qualité
Savoir être :
Sens de la confidentialité, discrétion
Disponibilité
Gestion du temps et des priorités
Esprit d’initiative et réactivité
Aisance relationnelle
Méthodique
Rigueur et organisation
Capacité à travailler en autonomie


Connaissances :
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII
Maîtrise des logiciels du pack office (Word, Excel, Powerpoint)
Connaitre le système de management de développement durable, appliquer les processus afférents et contribuer à leur amélioration