Liaisons hiérarchiques :
Secrétaire général adjoint

Liaisons fonctionnelles :
Travail quotidien avec l'assistant du SG et avec le chef de cabinet du SG et de la SGA
Interlocuteurs : chefs de services, sous-directeurs, chefs de département, chefs de bureaux du secrétariat général, assistants et secrétaires du cabinet du Ministre et des directions générales

Missions et activités principales :
Sous l'autorité du SG et de la SGA, il est chargé des fonctions suivantes :
1. Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs ;
2. Vérification des documents soumis à la signature des SG,  SGA et / ou du Cabinet ; suivi du circuit de validation dans le cadre de la gestion dématérialisée du courrier via l'application MAARCH ;
3. Gestion des agendas électroniques du  SGA et, le cas échéant, du SG ;
4. Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
5. Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais ; commande de fournitures de bureau pour l'équipe de direction ;
6. Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, notes ou rapports ;
7. Gestion en binôme avec l'assistante du SG, pour l'équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations ;
8. Planification des entretiens annuels d'évaluation réalisés par le SGA ;
9. Suivi des RIM (Réunions interministérielles) et des QE (Questions écrites) en articulation avec le chef de cabinet ;
10. Structuration au quotidien de la documentation du SGA et préparation des opérations d'archivage des dossiers en liaison avec la mission des Archives ;
Le titulaire du poste assure la permanence téléphonique et le suivi du courrier et des parapheurs du secrétaire général lors des absences de son assistant.

Renseignements / Candidatures (CV, lettre de motivation et 2 derniers CREP) :
Stéphane LAGIER, Secrétaire général adjoint
stephane.lagier@culture.gouv.fr
Édouard THURAT, chef du cabinet
edouard.thurat@culture.gouv.fr
Copie impérative à : recrutements.sg@culture.gouv.fr

Compétences techniques / Savoir-faire :
- Maîtriser l'outil informatique : messagerie, suites bureautiques, MAARCH, Chorus-DT, RenoiRH, etc.
- Rédiger des documents administratifs
- Maîtriser les règles et du fonctionnement de l'administration
- Exercer son activité en faisant preuve d'organisation, de méthode et d'autonomie
- Hiérarchiser les courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Gérer un agenda d'audiences et de réunions
- Mettre en oeuvre l'organisation matérielle de réunions et de colloques
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs

Savoir-être :
- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en sachant hiérarchiser les enjeux
- Réagir à l'imprévu et aux situations d'urgence
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
- Faire preuve de souplesse et d'une capacité d'adaptation permanente

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.