Collectivité Territoriale à vocation industrielle comparable à un département de 900 000 habitants traitant les eaux usées de Paris, des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne (180 communes d'Ile de France), 1 770 agents

Au sein de la Présidence du SIAAP, rattaché directement au Président et sous la responsabilité du Directeur de cabinet, l'Assistant de direction a pour mission d'assurer le secrétariat particulier du Président en apportant un soutien organisationnel, administratif, d’accueil et de communication afin de garantir l'efficacité de son action, la qualité de la représentation institutionnelle de la collectivité et le bon fonctionnement de la gouvernance territoriale.

A ce titre, l’Assistant de Direction exerce les activités suivantes en tenant compte au quotidien des priorités du Président avec proactivité et confidentialité :

1. Interface relationnelle
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires, des administrés, des élus, des représentants institutionnels et autres contacts
- Renseigner tous les interlocuteurs et les orienter le cas échéant vers les contacts en interne
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Transmettre de manière structurée et objective l’ensemble des messages au Président

2. Gestion des correspondances
- Assurer la gestion, le traitement et l'organisation du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique du Président
- Anticiper des éléments de réponses adaptés selon les éléments de contexte ou les situations d’urgence vis-à-vis des interlocuteurs

3. Gestion de l'agenda du Président et suivi des instances
- Planifier et suivre les rendez-vous du Président en fonction de ses priorités
- Organiser et adapter avec minutie tous les rendez-vous, les réunions, les déplacements et les participations aux évènements officiels
- Mettre en place un planning annuel pour fluidifier l'activité du Président en tenant compte des échéances clés
- Assurer la gestion logistique et matérielle des déplacements et des réunions (réservation de billets et de salle de réunion)
4. Assistance administrative
- Rappeler des informations importantes au Président (rendez-vous, échéances)
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, discours et comptes rendus en concertation avec le Président et le Directeur de cabinet
- Assurer le suivi des parapheurs et de la signature des documents
- Préparer et mettre en forme des fonds de dossiers selon les priorités
- Respecter les délais de transmission de documents en amont ou en aval des réunions
- Classer et archiver les courriers et les dossiers
- Réaliser le suivi d'informations et la coordination avec les assistantes du Comex et autres

Cette fiche de poste, non exhaustive, modifiable en fonction des nécessités de service, est susceptible d'évoluer

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Savoir
- Connaissances de l'organisation, du fonctionnement, et des processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention du SIAAP
- Maitrise des règles de rédaction administrative
- Techniques de gestion documentaire
- Connaissances des règles de l'expression orale et écrite en communication professionnelle
- Connaissances des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Outils bureautiques et collaboratifs

Savoir-faire
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve-
- Synthétiser des informations, ou des documents
- Travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
- Rédiger des écrits dans le respect des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Utiliser des fonctionnalités avancées des logiciels du Pack Office Windows (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Savoir être
- Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
- Autonomie et sens des responsabilités
- Rigueur et sens de l'organisation
- Diplomatie et qualités relationnelles
- Réactivité et disponibilité
- Capacité d'initiative
- Capacités d'adaptation
- Sens du service

Formation de niveau Bac / Bac + 2 métiers du secrétariat, ou autres
Une bonne culture des enjeux liés à l’environnement, au développement durable et aux politiques publiques serait appréciée
Expérience professionnelle : 3 ans d'expérience minimum requise sur un poste similaire au service d'un haut dirigeant (Président, direction générale, direction générale adjoint ou autres dirigeants de haut niveau)

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.