Sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service, est en charge de :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ;
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l’organisation et ses compétences.

* Activités et tâches :
- Traitement des dossiers et saisie des documents ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion de l’information, classement, archivage de documents ;
- Planification et suivi des livraisons.

* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Contacts directs et permanents avec le public ;
- Échanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique et les autres intervenants sociaux ;
- Relations fréquentes avec les services de la collectivité ;
- Relations avec d'autres collectivités et partenaires.

* Quotité de travail : Temps complet.

* Sujétions particulières liées à l’emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

* Compétences professionnelles :
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et
réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.

° Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
- Rédiger des tableaux d'activités ;
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Synthétiser et présenter des informations ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Préparer les dossiers pour les instances ;
- Identifier les sources de documentation.

° Planification et suivi Planification et suivi :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels,...) ;
- Utiliser des logiciels et des progiciels.

* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.

* Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.

Pour les agents contractuels : recrutement en application des articles L. 332-8 à L. 332-14 du Code général de la fonction publique.

Veuillez adresser votre candidature exclusivement en ligne via le lien disponible sur le site Emploi Territorial.

Pièces obligatoires : Un CV et une lettre de motivation. L'intitulé exact du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent figurer clairement dans l'objet de votre lettre de motivation.

Attention : Aucune candidature transmise par un autre biais (courrier postal, email direct, etc.) ne sera prise en compte.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.