Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Charente maritime, établissement public administratif
situé à LA ROCHELLE sur le littoral atlantique, assurant des missions en RH auprès de plus de 600 collectivités territoriales
et établissements publics recrute, un(e) assistante(e) administratif(ive) pour son service de gestion des carrières sous l'autorité de la coordinatrice du service.
Au sein du service vous apporterez votre assistance aux conseillères statutaires ainsi qu'à la coordinatrice du service.

* Gestion administrative des dossiers individuels :
- Relances sur les actes manquants :
• Identifier les dossiers incomplets (positions administratives, temps partiels, etc.)
• Contacter les collectivités ou services concernés pour obtenir les pièces manquantes
• Suivre les relances jusqu’à régularisation
- Mise à jour des dossiers :
• Contribuer à l’instruction des dossiers et à l’élaboration des projets d’actes, en respectant les procédures et la réglementation
• Saisir les informations dans le système de gestion (logiciel CIRIL)
• Classer et archiver les documents reçus
• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers

* Informer et orienter les collectivités
- Accueil téléphonique et orientation :
• Répondre aux appels et courriels nécessitant une analyse de 1er niveau (demandes d’information, transmission de documents)
• Identifier le contexte et orienter, le cas échéant, vers le bon interlocuteur ou le bon service
• Assurer le secrétariat du service Carrières, selon les besoins du service
• Promouvoir les prestations et les services du CDG
- Communiquer, collaborer avec les autres services.
- Suivre la législation statutaire, et l’actualité transmise

* Production de documents et communication
- Création et mise à jour de documents
• Rédiger des courriels/courriers types (relances, accusés de réception)
• Rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs sous Word, PowerPoint, Excel (tableaux de bord, présentations)
• Maintenir à jour les modèles de documents (arrêtés, fiches techniques, etc.)
- Proposer des documents de communication à destination des collectivités (notes, articles pour le Flash Actualité, site Internet, etc.)
- Participer à l’organisation des réunions d’information sur le statut de la fonction publique

* Organisation du service
- Proposer des améliorations pour standardiser les processus
- Tenir et mettre à jour les tableaux de bord
- Participer à l’établissement des statistiques du service

Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service.

* Savoir-faire
- Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et courriers
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Rédiger des documents administratifs (comptes rendus, notes, courriers, etc)
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Préparer les dossiers pour les besoins du service et plus globalement du CDG17
• Identifier les sources de documentation
• Rechercher et diffuser des informations selon différents canaux et en appliquant les règles de confidentialité et de protection des données personnelles
- Planification et suivi :
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
- Gestion des dossiers individuels des agents :
• Suivre les procédures mise en place
• Vérifier la complétude d’un dossier
• Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers gérés par le service

* Compétences professionnelles
- Appliquer les consignes et/ou directives, respecter les procédures en place
- Contrôler la fiabilité et la qualité des tâches accomplies, être rigoureux
- Savoir organiser son temps de travail, respect des échéances
- Capacité à prendre en compte la finalité de son activité et à rechercher la qualité du service rendu
- Chercher à conserver et développer ses compétences professionnelles
- Adaptabilité : S’adapter aux modifications d’organisation, évolutions règlementaires, gérer les imprévus
- Respect des obligations statutaires : devoir de réserve, discrétion professionnelle…
- Capacité d’analyse : savoir repérer les éléments clés d’un dossier pour établir un constat simple
Compétences relationnelles
- Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à entretenir des relations professionnelles positives avec l’ensemble de ses collègues
- Capacité à entretenir de bonnes relations avec le public (politesse, neutralité, sens du service, etc.)
- Informer sa hiérarchie en cas de difficultés notamment dans l’atteinte des objectifs fixés

Durée du contrat : 12 mois

Rémunération statutaire + régime indemnitaire – Action sociale – Titres restaurant – Participation à la santé et à la
prévoyance
Poste situé à LA ROCHELLE – LES MINIMES – Possibilité de télétravail après 6 mois de présence
Poste à pourvoir dès que possible
Lettre de motivation + CV à adresser sur le site emploi territorial.