L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Le service de la scolarité des licences STS est un service de la Direction de la Formation. Il est composé de 17 personnels : 1 cheffe de service, 1 cheffe de service ajointe, 1 responsable de la mineure Santé, 1 responsable du bureau des candidatures et 13 gestionnaires. Ce service est en charge de la gestion administrative de la scolarité de plus de 7500 étudiants répartis dans 3 portails (Biosciences Géosciences – Mathématiques/Informatique – Physique Chimie, Sciences de l’Ingénieur) du recrutement des candidats jusqu’à la délivrance diplôme.

Missions principales :

Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service et de son adjointe, le gestionnaire polyvalent sera chargé :

• de la gestion de la boite mails du service
• de la mise à jour du site internet de la licence STS

Le gestionnaire polyvalent participera à l'organisation des examens du portail PCSI (planification ADE, mise à disposition des pochettes d'examen...) et à la mise en ligne des relevés de notes des étudiants. Il sera amené à réaliser des activités simples de gestion de scolarité.

En période de forte activité, le gestionnaire sera amenée à apporter son aide aux gestionnaires du portail PCSI et autres bureaux.

Activités principales de l'agent :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources
humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité Classer et archiver des documents
• Retranscrire des informations orales à l'écrit

Poste à 50%

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

APOGEE, TOMUSS, BO

Compétences attendues :

• Accueillir, prendre des messages
• Rédiger des comptes rendus
• Enregistrer et classer les documents
• Travailler en équipe et en autonomie
• Savoir rendre compte Utiliser les outils bureautiques

Connaissances :

• Connaissances des procédures de gestion de la scolarité appréciée (ou capacité à s'y former)
• Connaissance du système éducatif et de la réglementation en matière de formation
• Connaissance du fonctionnement d’APOGEE appréciée (ou capacité à s’y former)
• Connaissance du fonctionnement de l'université et des circuits de décision appréciée (ou capacité à s’y former)
• Techniques d'accueil téléphonique et physique

Savoir être :

• Sens du relationnel et de l'écoute
• Respecté la confidentialité des informations et des données
• Réactivité
• Rigueur
• Sens de l'organisation

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :

• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,

• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,

• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,

• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,

• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.

Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.

Pour postuler : Dès que possible

Envoyez un CV et lettre de motivation à :
job-ref-mqdfbmrm6i@emploi.beetween.com