Groupe RIFSEEP : 3


Vos activités principales :
Le (la) secrétaire administratif(ve) a pour mission d’assister le chef du service immobilier et logistique et son adjoint dans la gestion administrative des dossiers relevants de l’immobilier, de la logistique, de la gestion automobile et du courrier, sur le périmètre de l’administration territoriale de l’État (ATE), au profit de la préfecture, des deux sous-préfectures et des deux directions départementales interministérielles (DDT et DDETSPP).
 
Contribuer à la mise en œuvre des tâches administratives du service. :
- assurer un appui administratif de premier niveau auprès du chef de service et de son adjoint.
 
Gestion administrative des achats :
- assurer le suivi et la mise en œuvre de la politique d’achats de l’État
- suivre les dépenses sur tableur
- enregistrer les devis et les transmettre au service budget finances pour engagement
- garantir des bonnes pratiques d’achats de l’État ( conformité des devis, assistance aux services) en lien avec la plateforme régionale achat et le contrôleur interne financier.
- établir un suivi rigoureux des abonnements, des marchés locaux, régionaux et nationaux
- saisir les marchés dans PLACE (plateforme des achats de l’État)
- assurer la liaison avec le pôle logistique (recensement et mise en œuvre des marchés)
- tenir l’inventaire des matériels et équipements supérieurs à 100€

Gestion administrative de l’immobilier :
- planifier les contrôles réglementaires sur le périmètre de l’administration territoriale de l’État (ATE) et réaliser le classement des rapports dématérialisés reçus.
- mettre à jour les renseignements des applications de gestion immobilière RT- OAD -OSFI- OPERAT
- suivre les consommations de fluides sur les applications OSFI et RT
- suivre le plan immobilier de l’État et du plan de transformation écologique – en intégrant les exigences liées au développement durable dans les opérations de travaux et d’achats (performance énergétique, …)
- assurer le suivi administratif des contrats d’entretien et de maintenance
- suivre la boîte mail fonctionnelle : sgc-immo@hautes-pyrenees.gouv.fr
 
Il s’agit d’une liste générale des activités/tâches. L’agent pourra être amené :
- à exercer des activités/tâches qui ne sont pas mentionnées dans la fiche de poste dans le cadre
- à venir en renfort au sein des autres missions du service

 

Votre environnement professionnel
Activités du service :
Le secrétariat général commun départemental est un service interministériel qui assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice de l’ensemble des agents de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDT et DDETSPP) conformément à l’article 2 du décret 2020-99 du 7 février 2020.
Composition et effectifs du service :
Le SGCD des Hautes-Pyrénées compte 48 ETP répartis en 5 services et 3 chargés de mission.
Le Service Immobilier et Logistique compte 13 ETP.
Liaisons hiérarchiques :
Le chef du service immobilier et logistique, la direction du SGCD
Liaisons fonctionnelles :
Bénéficiaires fonctionnels : les agents des structures
Les administrations centrales et régionales
Les différents prestataires et entreprises
Les gestionnaires budgétaires financiers (service budget finances)


Vos perspectives :
Accès à d’autres postes à responsabilité
Evolution de carrière commune à celle de tous les personnels administratifs
Durée attendue sur le poste :
3 à 5 ans

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques
Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau maîtrise requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise requis
Röle des acteurs intervenant sur ces procédures
Niveau pratique requis

Savoir-faire
Savoir appliquer la réglementation
niveau pratique requis
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser dans un calendrier contraint
niveau maîtrise requis
Savoir analyser
niveau maîtrise requis
Savoir rédiger
Niveau maîtrise requis

Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise requis
respect des règles de confidentialité
niveau maîtrise requis
Réactiivité
Niveau maîtrise requis
Autonomie
Niveau maîtrise requis
Savoir s’adapter
Niveau maîtrise requis

gestion budgétaire et financière : RIME FPEGBF04/ RMFP ERGBF004
Gestionnaire de ressources budgétaires : code fiche GBF002A/
Approvisionneur code fiche ADM011A RIME FPEADM04 RMFP ERDIR008

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Obligation de postuler sur le site employeur pour que la candidature soit recevable (contractuel(le) et titulaire) et de compléter , faire signer le formulaire de mobilité 2025 pour les titulaires
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
CV-Lettre de motivation – formulaire de mobilité totalement signé

Télécharger le formulaire de candidatures :
- lien pour les candidats internes/externes :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf