Service du Premier ministre chargé de la coordination interministérielle pour les questions européennes et de l'OCDE, le SGAE :

- instruit et prépare les positions exprimées par la France au sein des institutions de l’Union européenne ainsi que de l’OCDE. Il assure la coordination interministérielle nécessaire à cet effet. Il transmet les instructions du Gouvernement aux agents chargés de l’expression des positions françaises auprès de ces institutions ;

- assure la mise en œuvre des règles du droit de l’UE ainsi que le suivi interministériel de la transposition des directives, en liaison avec le Secrétariat général du Gouvernement (SGG) ;

- veille à la mise en œuvre, par l’ensemble des départements ministériels, des engagements souscrits par le Gouvernement dans le cadre des institutions européennes ;

- assure, avec le SGG, la mise en œuvre des procédures qui incombent au Gouvernement pour l’application de l’article 88-4 de la Constitution ;

- coordonne, avec le ministre chargé des affaires européennes, le dispositif interministériel permettant l’information des membres du Parlement européen sur les positions de négociations du Gouvernement ;

- coordonne le dispositif interministériel de suivi de la présence française au sein des institutions européennes

Dans ce cadre, le SGAE travaille en liaison étroite avec la Représentation Permanente auprès de l'Union Européenne, à qui il transmet les positions françaises sur les questions européennes.

Le bureau "Justice pénale et civile" (JPC) est en charge tant de la matière civile, commerciale, de l'Etat de droit et des droits fondamentaux, de la protection des données personnelles, que de la matière pénale.

Il est composé d'une cheffe de bureau, de quatre adjoints(es) et d’un-e secrétaire-assistant-e.

Informations importantes à l’attention des candidats :

Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs.

En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.

Le/la titulaire du poste assure le secrétariat et les missions d'assistant(e) auprès du bureau "Justice pénale et civile". A ce titre, il/elle est chargé(e) de manière non exhaustive de :

- Gérer et remplir l'agenda électronique du bureau (inscription des réunions, groupes de travail) et mise à jour régulière ;

- Organiser et planifier les réunions préparatoires aux groupes de travail (détermination d'une date utile, réservation de salle, convocation des participants, accueil, etc.) ;

- Constituer des dossiers, notamment des groupes de travail du Conseil et du Conseil JAI, et insérer/imprimer les documents liés à ces groupes ;

- Préparer les trames d’instructions et les productions écrites en vue des groupes de travail du conseil ;

- Assurer la diffusion des documents aux ministères (ordres du jour, documents de séance, instructions, notes, etc…)

- Tenir à jour les archives de l'activité du bureau à l'aide d'un serveur commun : courrier "départ", documents relatifs à la préparation des groupes de travail (ordres du jour, documents de séances, instructions, notes, etc.) puis à leur suite (note des autorités françaises, notes diplomatiques, etc.) ;

- Tenir à jour les statistiques de l'activité de production du bureau : nombre de notes des Autorités Françaises, d'instructions mensuelles/annuelles ; 

- Assurer le suivi de la transmission des documents utiles au centre de documentation ;

- Organiser les réunions et les déplacements de la cheffe de bureau ;

- Compléter les documents hebdomadaires relatifs à l'activité du bureau (points hebdos / mensuels), à l'aide de l'outil RESANA ;

- Organiser au quotidien l'accueil téléphonique ;

- Traiter le courrier (papiers/courriers) et en assurer la diffusion et le classement ;

- Gérer les aspects logistiques de l'activité du bureau (fournitures; déplacements des agents…) ;

- Constituer et tenir à jour les listes de diffusion électroniques (Outlook) des ministères ;

- Prendre en charge une partie du recrutement des stagiaires (classement des CV et lettres de motivation, prise de rendez-vous, préparation des dossiers documentaires remis aux stagiaires du bureau, envois de réponses…) ;

- Assister à des réunions et en établir le compte-rendu ;

- Assurer une veille de l’actualité juridique et politique des thèmes traités par le bureau et en diffuser l’information entre ses membres ;

- Toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du bureau.

Pics saisonniers et grande disponibilité.

Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail (1 à 2 jours)

Le/la candidat(e) doit disposer d'une expérience de secrétaire-assistant(e) dans des structures similaires et maîtriser les techniques de classement, de bureautique et de prise de notes ainsi que les pratiques et les usages administratifs.

Il/elle est capable de hiérarchiser, gérer les délais et les rendez-vous et sait faire preuve d’initiative.

Ce poste suppose des qualités d'organisation et de rigueur, de la disponibilité, une grande discrétion et une capacité développée à travailler en équipe dans des délais contraints et parfois dans l'urgence.