- Accueil téléphonique
- Accueil physique
- Intégration des documents externes sur Orbis, intégration des imageries sur le serveur
- Gestion des consultations (prise des rendez-vous, envoi des convocations, préparation des dossiers, saisie de l’activité codage des consultations)
- Programmation des interventions en hospitalisation complète et de jour (planification des interventions et des rendez-vous inhérents à l’hospitalisation comme la consultation d’anesthésie, envoi des convocations, préadmission, préparation des documents à remettre aux patients)
- Préparation et diffusion du planning des 2 blocs de vasculaire
- Gestion des lits d’hospitalisation : disponibilité, flux, communication de la programmation aux services impliqués
- Gestion des staffs : programmation, implémentation de la liste, suivi des dossiers, retour aux patients
- Gestion des courriels : tri, assurer la liaison efficace avec le personnel médical pour coordonner les soins aux patients
- Archivage des documents divers dans le dossier papier
- Gestion des rendez-vous des visiteurs médicaux
Missions ponctuelles ou spécifiques (liste non exhaustive) :
- Assurer la continuité des missions de secrétariat lors de l’absence de sa collègue

Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme de secrétaire médical

Expérience requise :
- Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

Connaissances particulières :
- Communication orale et écrite
- Gestion des plannings : d'hospitalisation, des blocs, des consultations
- Compétence informatique : Système Orbis (acquis en 2 semaines possible)
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Gestion des courriels
- Droit des usagers du système de santé
- Règlementation des archives
- Codage des consultations

Qualités professionnelles requises :
- Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités
- Sens de la communication et de l'accueil
- Assurer la liaison efficace avec le personnel médical pour coordonner les soins aux patients
- Maîtrise de soi et capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en équipe interprofessionnelle
- Respect du secret professionnel

Tâches non réalisées par le secrétariat :
- Pas de rédaction des comptes rendus, pas de frappe de courrier
- Pas d'encaissement, pas de mise à jour de la carte vitale
- Pas de maîtrise des outils de bureautique comme Excel : non utilisé