L’assistant(e) médico-administratif(ve) assure le traitement, la coordination et le suivi des activités médico-administratives relatives au parcours patient, en lien étroit avec les médecins, l’encadrement, les secrétaires du service et les différents interlocuteurs internes et externes.
À ce titre, ses missions principales sont les suivantes :
o   Assurer le secrétariat de plusieurs médecins selon l’organisation définie par les responsables de service.
o   Accueillir, orienter et informer les patients, les familles et les professionnels de santé, en présentiel et par téléphone.
o   Planifier les rendez-vous de consultation et organiser les examens complémentaires nécessaires au parcours de soins.
o   Participer à la programmation des interventions chirurgicales : saisie des interventions, demandes PRADO, initiation des demandes Trajectoire, transmission des documents d’anesthésie aux patients, demandes de consultations d’anesthésie et d’hospitalisation, en lien avec les différents acteurs concernés.
o   Organiser l’hospitalisation des patients étrangers, notamment par la constitution des dossiers administratifs, demandes de devis et certificats nécessaires.
o   Assurer la gestion des dossiers médicaux des patients hospitalisés et consultants : tri, classement, archivage, demandes et retours de dossiers en lien avec les archives, avec suivi dans le logiciel GDM.
o   Assurer la saisie, l’enregistrement, l’envoi et l’archivage des comptes rendus après validation médicale : CRO, CRH et comptes rendus de consultation.
o   Traiter les courriers, mails, fax et demandes administratives diverses.
o   Assurer le secrétariat des internes selon les besoins du service.
o   Gérer les demandes de rendez-vous dans l’outil institutionnel LORAH et en assurer le suivi.
o   Contribuer à la continuité et à la qualité de la prise en charge administrative des patients, dans le respect des procédures institutionnelles et du secret professionnel.
Occasionnellement :
o   Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : codage, compte-rendu d’hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA,
o   Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales,
o   Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).
o   Frappe de la cassette du staff chirurgical en cas d’absence de la secrétaire référente

COMPETENCES
o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS…),
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d’orthographe,
o S’exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits …),
o Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook

QUALITES
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d’écoute et empathie,
o Esprit d’équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d’équipe, faire preuve d’entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d’adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s’auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d’initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion