LIAISON HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
N+1 : Cadre administratif de département

Missions Générales
Le secrétaire de la Coordination assure sous le contrôle du Pharmacien Chef de service du Département Pui-Logistique et du pharmacien responsable de l’activité NPAD, la coordination des livraisons de poches de nutrition parentérale à domicile.

Missions liées à l’activité pharmaceutique
Logistique : 
Organiser les livraisons des poches de nutrition sur tous les départements français, 365 J par an
Assurer la communication avec les prestataires et les centres de référence NPAD par mail, par téléphone et par FAX
Répondre aux appels des patients NPAD et savoir réorganiser la distribution des poches en fonction des problèmes identifiés
Assurer les modifications en temps réel sur les plannings de livraison
Gérer la commande des produits spécifiques pour l’activité (hôpital Beaujon) en collaboration avec le PPH de l’activité NPAD
Contrôler la conformité des coordonnées de chaque patient sur les poches en fin de journée 
Plannings des prestataires : 
Gérer, ajuster et Imprimer, les informations des plannings de livraison (prestataires : TSE + SMS)
 Planifier et mettre à disposition le planning aux agents
 Assurer la mise à jour des adresses patient
 Assurance qualité :
Contrôler l’identitovigilance des poches préparées par les centres de référence sous la responsabilité du pharmacien en collaboration avec le PPH de la même activité
 Acquitter les alarmes MYSIRIUS, extraire les données des sondes MYSIRIUS et alerter le cadre de la PUI et/ou le pharmacien référent
Identifier et numériser les non conformités et les retraits de lot sous la responsabilité du pharmacien référent
Mettre à jour les documents dans la GED (gestion électronique des documents)
Connaitre la procédure dégradée en cas de non livraison de poche NPAD
Maitrise Environnement :
Commander les fournitures de bureau en lien avec l’activité
 Classer, ranger les divers documents en lien avec son activité
Indicateurs :
Alimenter les différents tableaux Excel pour le suivi des indicateurs
Missions secrétariat :
Rédiger et mettre en forme des documents, des courriers et comptes rendus
Missions spécifiques :
Savoir communiquer les informations : ponctuellement, le secrétaire de la coordination sera remplacée par un autre secrétaire ou par un préparateur en pharmacie hospitalier pendant les congés
Projet :
Participer aux projets du département en lien avec le responsable du service

Quotité de travail :
Emploi Temps Plein

Horaires de travail : 
Travail en 7h30 sur une amplitude 9h-17h
Repos WE et jours fériés
1h de coupure repas dont 30 mn sur le temps de travail

Compétences requises :
- Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone
- Organiser et prioriser les activités
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système
de gestion documentaire
- Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures..
- Alerter sur des situations particulières
- Assurer un suivi et une traçabilité

Savoir-Faire requis :
- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting

Connaissances associées :
- Outils bureautiques : maîtriser Word, Excel, Outlook
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Vocabulaire médical
- Expérience de secrétariat