Informations générales
Organisme de rattachement
Hôpital Jean-Verdier
Référence
APHP_JVR-9255
Date de début de diffusion
02/05/2024
Date de parution
19/05/2024
Description du poste
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Relation à l'usager - Secrétaire
Intitulé du poste
Secrétaire sociale F/H
Description du poste
Missions permanentes, dans le respect des règles éthiques :
Assurer la continuité des liaisons téléphoniques internes et externes : réception des appels, évaluer la demande et orienter vers le professionnel concerné.
Assurer l’accueil et l’orientation des usagers du service social
Assurer la continuité des liaisons entre l’équipe sociale, les services de soins et le cadre. Assurer la continuité du lien avec les services extérieurs sur demande des assistants sociaux.
Assurer la saisie des rapports sociaux, signalements dans le cadre de la protection de l’enfance et centraliser les rapports.
Assurer l’envoi de dossiers et courriers urgents.
Assurer les démarches internes : aider à la recherche d'informations (documentation interne, internet, téléphone...).
Assurer l’archivage annuel des dossiers sociaux : centralisation des dossiers destins à la destruction (>10 ans).
Aider à la mise à jour de la documentation du service social (fichier commun)
Assurer le secrétariat de plusieurs assistants de service social : déterminer les priorités dans les demandes, organiser une répartition équitable du temps de secrétariat, faciliter la coordination et l’entraide entre secrétaires.
Assurer le suivi administratif et l’enregistrement de procédures (tableau de bord CPAM, PASS, etc.) Scanner et enregistrer les dossiers sociaux sur le logiciel commun du service.
Gérer l’agenda des assistantes sociales de Maternité
Maintenir et développer son niveau de connaissances en participant à des formations, à des conférences. Traiter l’ensemble du courrier technique et administratif.
Travailler en réseau avec les partenaires institutionnels et associatifs (récupération et gestion des dons).
Missions ponctuelles ou spécifiques :
Accueillir des stagiaires secrétaires.
Assurer la mise à jour du tableau Excel des rapports sociaux, des aides financières et des commandes de lait. Assurer et saisir les commandes mensuelles du matériel sur le logiciel SAP/NSI
Assurer le remplacement de la collègue dans le cadre de la continuité de service. Assurer la commande des imprimés spécifiques aux institutions extérieures (CPAM, etc) Assurer les comptes rendus des réunions d’équipe de service social.
Etablir un rapport annuel d’activité.
Participer à l’élaboration du projet du service social hospitalier. Participer aux études d’activité.
Saisir les demandes d’intervention auprès des services techniques.
Descriptif du profil recherché
COMPETENCES
Savoir-faire requis
Connaissances des techniques de secrétariat.
Connaissance des règles déontologiques et éthiques du service social
Pratique de l'outil informatique (Word, Excel, ORBIS, POWER POINT, TRAJECTOIRE…). Capacité à rédiger des écrits professionnels (lettre d'accompagnement…)
Capacité à travailler au quotidien avec les équipes médicales, les services administratifs, services sociaux, médico-sociaux et de soins intra et extra hospitaliers.
Capacité à évaluer et réagir rapidement.
QUALITES REQUISES
Aptitudes relationnelles (accueil, écoute, médiation). Sens des responsabilités. Esprit d'initiative.
Discrétion et disponibilité.
Capacité à analyser et à gérer les priorités du service. Esprit d'équipe.
Risques professionnels liés à l'activité :
Risques psychosociaux (situations de souffrance et gestion de l'agressivité)
Mesures de prévention prises face à ces risques :
Formations, recours aux professionnels ressources compétents
Evolutions possibles du poste et de son environnement
Poste pouvant évoluer en fonction du projet médical du Groupe Hospitalier et du service social
Contact :
- Cadre supérieur socio-éducatif karen.boudaud@aphp.fr
Cadre socio-éducatif severine.ouadah@aphp.fr
Pays
Localisation du poste
Europe, France, Île-de-France, Seine Saint-Denis (93)