Le/La secrétaire assure ses missions en collaboration avec son binôme, sous la responsabilité du responsable de service avec qui il/elle est en liaison étroite.
Le/la secrétaire se familiarise avec les règlementations et procédures afférentes aux spécificités du service qui lui permet de prendre pleinement en charge certaines actions (organisation de manifestations, suivi des dossiers d’actions sociales…). A ce titre, il/elle est amené(e) à traiter directement avec divers prestataires.
Il/elle est en charge du standard téléphonique du service, de l’accueil et de la mise en forme des documents à l’aide des outils bureautiques que la production, la transmission et la mémorisation des informations.
Les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours.

Activités principales
Accueil :
- Répondre, filtrer, orienter, renseigner
- Gestion des agendas, invitations, diffusion, groupes de travail à organiser
- Toute autre sollicitation d’assistance du service

Travaux administratifs :
- Gestion et tri du courrier, rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Acheminement des contrats et arrêtés, envoi à la préfecture pour contrôle de légalité
- Etablissement des diverses listes de mouvements de personnels, de tableaux de bord, imprimés, guides, plaquettes etc.
- Procéder aux publications internes (notes, flash, etc.)
- Gestion des parapheurs : enregistrement, copies, numérisation, transmission aux agents internes et/ou externes au service
- Aide à la préparation des réunions du Comité Social Territorial (dossiers, invitations)
- Envoi des rapports dématérialisés des réunions du Conseil Départemental
- Gestion de la boite mail « grh » et traitement des candidatures spontanées

Gestion des prestations sociales :
- Suivi des lignes budgétaires et instructions des dossiers : médailles départementales, paiement de l’allocation éducation et de l’Aide aux Parents d'Enfants Handicapés (APEH), gestion et régie des titres restaurant et des prestations CNAS, organisation de l’arbre de Noël, gestion de la vaccination contre la grippe, commande de gerbes de fleurs en cas de décès (agent, famille)
- Constituer un binôme efficient de 2 secrétaires ressources humaines, tant sur la partie secrétariat que gestion de l’action sociale en cas d’absence de l’un ou de l’autre agent

Activités secondaires

- Suivi des grèves
- Gestion des fournitures administratives du service
- Suivi et instruction des absences syndicales et des mandats électifs
- Suivi des demandes de cumul d’activité
- Suivi des agents de la collectivité Sapeurs-Pompiers Volontaires

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Compétences requises

- Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Requètes Business Object…)
- Techniques de secrétariar (prises de notes, bases de donées, publipostages) et numérique (GED et iparapheurs, intranet, internet….)
- Capacité à concevoir et suivre des tableaux de bord
- Capacité à organiser son travail et gérer les priorités
- Qualités rédactionnells
- Rigueur, réactivité
- Sens du service public (qualités d’accueil, d’oreintation et de conseil)
- Discrétion et respect des obligations de confidentialité
- Bon relationnel

Conditions et contraintes d’exercice – moyens mis à disposition
Travail en binôme
Travail au bureau avec outil informatique
Rythme de travail nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité

Moyens mis à disposition : poste informatique
Possibilité de choisir le temps de travail : 35 heures
ou 39 heures offrant la possibiité de RTT
RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés »

Prestations sociales :
- Participation employeur à la protection sociale et à la prévoyance
- Adhésion au CNAS
- Titre restaurant avec participation employeur

Les candidatures (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les candidats titulaires de la fonction publique hors CD70) doivent être adressées en priorité par courriel et uniquement à grh.recrutement@haute-saone.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.