ACTIVITES
-          Accueil des étudiants et des personnes extérieures
-          Gestion du courrier
-          Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
-          Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
-          Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
-          Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations
-          Suivi des absences des étudiants en cours et en stage
-          Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques
-          Participation à l’organisation des épreuves de sélection d’entrée IFSI
-          Gestion des documents administratifs d’entrée en formation
-          Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences d’enseignement
-          Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de l’équipe
-          Etablissement des conventions de stage et feuilles de mises en stage
-          Paiement des indemnités de stage et de transport
-          Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelles
-          Archivage des anciens dossiers scolaires (destruction ou versement à Bicêtre)

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maitriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP campus).
- Filtrer les appels et les demandes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Rédaction de compte rendu de réunion
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Définir un plan de classement et d’archivage
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- S’inscrire dans une démarche qualité

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Organisation et fonctionnement interne de l’institut
- Bureautique
- Accueil téléphonique
- Communication /relations interpersonnelles
- Classement et archivage
- Connaissance du référentiel de formation infirmier
- Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants

PRE-REQUIS
- Formation secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
- Bonne expression écrite et orale
- Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus

QUALITES REQUISES
- Capacités relationnelles et sens de l’accueil, disponibilité, souplesse
- Discrétion, loyauté, dynamisme
- Autonomie dans le travail
- Rigueur et méthode
- Esprit d’initiatives, sens de l’organisation, anticipation
- Sens du travail en équipe

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Principaux risques
- Travail sur écran
- Interruptions fréquentes
- Charge mentale - Stress