Missions Permanentes

-      Accueil téléphonique, réception et filtrage des appels
-      Accueil physique des patients et de leurs familles
-      Gestion des mails
-      Gestion des 1ers RDV de consultation : prise de rendez-vous, envoi des convocations par courrier ou par mail
-      Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels
-    Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
-      Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis) : mise en page, corrections, vérification des correspondants des comptes rendus d’hospitalisation et d’HDJ, de consultations, avant leurs validations
-      Numériser les examens et courriers dans ORBIS
-      Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)
-      Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents
-      Assurer un suivi des volumes de demandes en attente
-      Classement d’examens et de courriers
-      Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)
-      Rangement et archivage du dossier patient (pour les anciens dossiers en format papier uniquement), connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l’hôpital

-      Attention particulière au travail en binôme AMA/Médecins et soutien attendu dans les tâches administratives comme les comptes rendus de consultation, les codages des consultations, etc

Missions Ponctuelles

-    Saisie des gardes et astreintes médicales, congés, formation sur le logiciel Chronos
-    Préparation de l’arrivée des internes
-    Organiser les changements des médecins nouveaux arrivants
-    Remplacement de la secrétaire hospitalière durant ses absences

Missions Spécifiques

-      Participer aux réunions des AMA
Participation aux réunions de dossiers et à la bonne tenue des dossiers médicaux

SAVOIR FAIRE REQUIS

- Sens des responsabilités, capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative et critique
- Excellente maîtrise de l'orthographe
- Bonne expression écrite et orale
- Assiduité et respect des horaires de travail
- Sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Rigueur dans le travail
- Écoute, disponibilité
- Respect d'autrui, du secret professionnel et sens du service public
- Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone
- Utiliser les outils et les logiciels du métier : Word, Power point, Excel, Outlook, dictée vocale, ORBIS, LIFEN, TAMINO, GDM
- Respect et suivi des procédures

Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaités

CONNAISSANCES ASSOCIEES

- Vocabulaire spécifique aux disciplines, orthographe
- Accueil, communication
- Droit des patients, dossier patient, secret médical
- Ergonomie
- Formation continue institutionnelle: gestes d'urgence, incendie
- Formation continue en lien avec le poste
- INTRANET
- Email
- Motivation pour travailler en pédiatrie
- Connaissance en pédiatrie est un plus

PRE-REQUIS

Maîtrise des outils informatiques : Word sous Windows, Excel, numérisation, dictée vocale.
ORBIS (DPI), LIFEN (publipostage externalisé)