Assurer l'organisation technique du suivi médical des personnes détenues.
Activités :
1.Gestion des différentes tâches administratives du chef de service de l’USMP : Plannings, Autorisation de rentrer dans la maison d’arrêt
2.Remplacement sur les postes de secrétaires de division si nécessaires (congés, absences…)
Secrétariat téléphonique / mails / fax : contact avec les différents intervenants de l’UCSA, de la pénitentiaire (dont les escortes), du service psychiatrique (SMPR), de l’EPSNF, de l’UHSI, hôpitaux externes et autres
Gestion du dossier patient (selon listing bi-journalier des changements de cellules et/ou de division des patients) : transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et impression des résultats d’examens et autres : requiert 2 fois/jour (minimum) d’aller au secrétariat pénitentiaire central
Traitement, diffusion et archivage de documents divers
Gestion des demandes adressées par les médecins et infirmières, ainsi que l’organisation et la planification des consultations des médecins de l’Unité, et des consultations spécialisées
Codage et statistique des données d’activité médicale en fonction de l’organisation de l’Unité et des consultations spécialisées
Organisation des hospitalisations, consultations et prise des rendez-vous extérieurs
Gestion des départs : libertés, transferts vers d’autres établissements, dont la reproduction des dossiers médicaux lors de la préparation des libertés, puis archivage

COMPÉTENCES REQUISES

SAVOIRS FAIRE

- Travail en équipe ;
- Partenariat avec des interlocuteurs variés dont les agents de l'administration pénitentiaire ;
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers (Orbis, Gilda), internet/intranet et logiciel pénitentiaire (Genesis) ;
- Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes ;
- Définir et gérer des priorités dont gérer des demandes en urgence ;
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation ;
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire).


SAVOIRS ÊTRE

- Capacité relationnelle et sens de la communication ;
- Respect strict de la confidentialité et discrétion ;
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation et d'initiative ;
- Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service) ;
- Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés) ;
- Disponibilité ;
- Ponctualité.

PRÉ-REQUIS

PRÉ-REQUIS RÉGLEMENTAIRES

- Connaissance de l'environnement médical.
- Respect des mesures de sécurité liées au travail en détention.
- Respect du secret professionnel.


FORMATION ET EXPÉRIENCE SOUHAITÉES

- Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS ou FCIL dans le domaine médical ou du secrétariat.
- Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical hospitalier et /ou pénitentiaire.
- Anglais et/ou espagnole : niveau scolaire.