Description synthétique du poste

Sous l’autorité de la Consule générale / Directrice déléguée d'établissement culturel, vous occupez les fonctions de secrétaire général adjoint (SGA) d’une antenne d'un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, RH, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'antenne du Kansai de l'Institut français du Japon (IFJ).

Activité principale

Vos missions principales s'articulent autour des axes suivants :

1. Gestion financière et budgétaire :
- gestion et suivi des budgets de l'antenne du Kansai pour les sites de Kyoto et Osaka : préparation du budget initial, des budgets rectificatifs, mise en place de tableau de suivi par activité, analyse de la rentabilité des cours de français et des autres centres de profit (notamment académie de musique et examens) ;
- accompagnement de la gestion financière de l'antenne de la Villa Kujoyama : liquidation et ordonnancement, conseil en gestion administrative et RH, relation avec l'IF Paris et la Fondation Bettencourt Schueller pour le suivi des subventions déléguées ;
- suivi du Contrôle interne budgétaire et comptable (CIBC) avec le secrétaire général de l’IFJ et l’agent comptable régional.

2. Gestion des ressources humaines, en lien avec le SG du siège :
- encadrement direct de 5 agents mensualisés et 9 personnels vacataires, organisation des recrutements, rédaction des contrats, supervision de l'évaluation des ADL, participation à l'actualisation du règlement intérieur et des conventions collectives ;
- gestion des plannings et des congés, suivi du temps de travail (pointeuse) ;
- coordination du dialogue social : relations avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux de l'antenne du Kansai, participation aux CCL et CSAPE (instances pilotées par le consulat général), gestion des conflits, maintien de la cohésion entr...

Profil statutaire du poste

Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique

Compétences attendues

• Achats et marchés publics - Maîtrise
• Contrôle de gestion - Maîtrise
• Droit/Réglementation - Maîtrise
• Environnement administratif, institutionnel et politique - Pratique
• Gestion budgétaire et comptable - Expert
• Gestion des ressources humaines - Maîtrise
• Logistique - Maîtrise
• Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF) - Maîtrise

• Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif - Expert
• Animer une équipe - Expert
• Anticiper un risque, une évolution - Expert
• Dialoguer avec les représentants du personnel - Maîtrise
• Elaborer un budget - Expert
• Gérer un conflit - Maîtrise
• Négocier - Pratique
• Organiser une activité - Pratique

• Aisance relationnelle - Maîtrise
• Aptitude à l'écoute - Maîtrise
• Etre rigoureux - Expert
• Faculté d'adaptation - Expert
• Sens de l'organisation - Expert

• Bureautique - Expert
• CROCUS - Maîtrise
• ELAP FINANCE - Maîtrise

Service de rattachement : Institut français du Japon - Antenne de Kyoto

Poste de travail : 0003002963