Mission générale du poste :
-       Assurer le secrétariat du secteur Equipements de l’hôpital Henri MONDOR secteurs ingénierie et comptabilité.
Missions permanentes :
-       Assurer l’accueil téléphonique, filtrage et orientation des communications vers les destinataires,
-       Assurer l’accueil des visiteurs (rendez-vous, réunions, autres)
-       Gestion de l’agenda des Ingénieurs biomédicaux,
-       Organisation de réunions, réservation et préparation de salle,
-       Assurer l’interface entre les services, les sociétés et le secteur des équipements,
-       Dactylographier les courriers, tableaux et documents divers du secteur des équipements,
-       Assurer le suivi administratif de la matériovigilance,
-       Assurer le suivi et le classement des documents et dossiers,
-       Gérer le courrier de la Direction des Investissements (distribution et diffusion) en collaboration avec la secrétaire des travaux,
-       Gestion des commandes de fournitures de bureau, consommables informatiques et hygiène en collaboration avec la secrétaire des travaux,
-       Gestion des prêts de véhicules et salles de réunion en collaboration avec la secrétaire des travaux,
-       Gérer les procédures d’autorisation de prêts d’équipements à titre gracieux entre les sociétés, les services hospitaliers et les Ingénieurs biomédicaux ainsi que les procédures de réforme et dons d’équipements.
Missions ponctuelles :
-       Participer à l’élaboration des dossiers préparatoires aux réunions Plan d’Equipements – Plan de travaux,
-       Participer à la mise en place d’actions type recensement d’appareils, dégagements, etc…
-       Mise à jour des supports pratiques (documents types, listes, annuaires, etc…), demandes d’intervention techniques et informatiques
Particularité du poste :
-       Assurer le remplacement de la secrétaire des travaux durant ses congés.
-       Assurer en cas d’absence les missions de l’assistante du directeur des investissements.

Bac +2

- Discrétion, courtoisie, qualités de communication et d’accueil,
- Capacité d’adaptation aux situations et de gestion des priorités,
- Qualité relationnelles,
- Rapidité d’exécution.