La secrétaire travaille en étroite collaboration avec le médecin du travail et l’infirmier(e) dans l’objectif d’assurer le bon fonctionnement du service et la réalisation de ses missions spécifiques :
· Accueil physique et téléphonique du personnel, recueil et transmission des informations au médecin du travail et à l’IDE ;
· Réponses éventuelles aux agents entre les consultations au SST ;
· Planification, organisation et relances des consultations/convocations ;
· Création et gestion des dossiers médicaux des agents et saisie des données sur dossier papier et le logiciel Chimed ;
· Tâches de secrétariat courant ;
· Mise à jour administrative des dossiers médicaux (coordonnées personnelles et professionnelles) ;
· Transmissions des fiches d'aptitude ou non en fin de consultation à la gestion du personnel ;
· Transmissions des documents aux services demandeurs selon les indications du médecin du travail et de l'IDE ;
· Archivage ;

· Gestion des commandes du service avec l'IDE.
L'ensemble des missions est réalisé dans le respect du code de travail et des règles qui s'appliquent à la FPH.

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
Exercice professionnel dans le cadre strict de la santé au travail (code du travail et décret spécifique) en collaboration et sous l'autorité du médecin du travail,
Adaptabilité et capacité à travailler en équipe,
Respect absolu du secret professionnel :
Discrétion,
Confidentialité,
Disponibilité,
Prise d'initiatives adaptées au contexte particulier de la santé au travail et du service,
Traçabilité de toute action mise en œuvre conformément à la législation du service.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Maîtrise informatique : Word, Excel, Power Point, recherche documentaire informatique
Maîtrise de l'application CHIMED (formation assurée)
Connaissances souhaitées à la santé au travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible)
Capacité éventuelle à participer à des actions de prévention en santé au travail.

SAVOIR ETRE REQUIS
Capacité au travail en équipe et capacités d'adaptation aux situations.
Capacité à respecter le cadre/code du travail.
Qualités relationnelles et d'écoute : sens de l'accueil
Rigueur, calme, méthode et sens de l'organisation.
Curiosité, esprit d'initiative, respect du domaine de compétences.

PRE-REQUIS
Expérience en consultation médicale ou en service de soin souhaitable
Compétence informatique indispensable