Secrétaire du cabinet de la présidence


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Université de Toulon  

Référence

2025-1988740  

Date de début de diffusion

12/07/2025

Date de parution

12/07/2025

Date de fin de diffusion

31/07/2025

Localisation

Intitulé long de l'offre

Secrétaire du cabinet de la présidence (F/H)

Date limite de candidature

31/07/2025

Employeur

université de Toulon : www.univ-tln.fr

Description du poste

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Secrétaire du cabinet de la présidence

Descriptif de l'employeur

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Description du poste

Le secrétaire du cabinet de la Présidence assure des fonctions de gestion administrative, d’organisation et de communication indispensables au bon fonctionnement du cabinet présidentiel en appui à l’action de la Cheffe de cabinet. Il contribue activement à la fluidité des échanges internes et externes, tout en garantissant la confidentialité des informations traitées.

Activités principales

Gestion administrative :

Assurer la gestion du courrier postal et électronique de la Présidence : réception, tri, enregistrement, diffusion, traitement et suivi, en lien avec la Cheffe de cabinet.
Traiter les appels téléphoniques à destination du Président et assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs du cabinet.
Mettre en forme des courriers et divers documents administratifs.
Assurer la gestion et le suivi en autonomie de dossiers thématiques (conventions, parapheurs, etc.).
Organiser le classement, l’archivage et la bonne tenue des documents du cabinet de la Présidence.

Organisation et logistique :

Gérer l’agenda du Président : prise de rendez-vous, coordination des disponibilités en collaboration étroite avec la Cheffe de cabinet.
Organiser les déplacements du Président en lien avec la Direction des finances, des achats et du contrôle interne (DFACI) : élaboration des ordres de mission, coordination logistique (réservations, véhicule avec chauffeur, etc.).
Organiser les réunions internes et externes du Président : convocations, réservation de salles, appui logistique.
Appuyer la préparation des réunions en lien avec la Cheffe de cabinet : recherche d’informations, constitution de dossiers, mise à disposition des documents nécessaires.
Contribuer à l’organisation des réceptions officielles et des événements institutionnels portés par la Présidence.

Communication et coordination :

Assurer le lien opérationnel entre la Présidence, les services administratifs, les composantes de l’université et les partenaires externes.
Faciliter la circulation de l’information et veiller à la bonne transmission des consignes et décisions, en garantissant la fiabilité et la confidentialité des échanges.
Collaborer étroitement avec la cheffe de cabinet pour garantir la cohérence et l'efficacité de l’activité du cabinet.
Adapter sa communication selon les interlocuteurs, en faisant preuve de discrétion, de diplomatie et de sens du service public.

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité en fonction de l’agenda du Président
Confidentialité et sécurité sur les documents et les informations qui transitent par le poste

 

Descriptif du profil recherché

Connaissances :

Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Sens de la confidentialité
Rigueur, fiabilité

Temps plein

Oui

Rémunération fonctionnaires

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF

Rémunération contractuels (en € brut/an)

22749

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Catégorie et corps : C - Adjoint technique de recherche et de formation (ATRF)

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : Présidence – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1524 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2025

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement

Management

Non

Pays

Localisation du poste

Europe, France, Provence-Alpes-Côte-D'Azur, Var (83)

Géolocalisation du poste

138 Avenue de l Université   83130 La Garde

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

La Garde

Critères candidat

Niveau d'études / Diplôme

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/09/2025

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

job-ref-hv4r4e8t3j@emploi.beetween.com