• Rentrée universitaire : inscriptions administrative et pédagogique des étudiants sur APOGEE.
• Accueil des étudiants, vacataires et enseignants permanents du département (1er rang BUT2 et BUT3 parcours EA FI/FA et parcours PF FA, mais en second rang Bachelor 1ère année, BUT2 et BUT3 AJ FI/FA).
• Mise en œuvre des tâches de secrétariat : courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, préparation et participation aux différentes réunions statutaires (conseil des enseignants et de département - invitations) ou pédagogiques du département – y compris organisation des élections pour le conseil du département.
• Préparation des services prévisionnels des enseignants permanents et des intervenants vacataires en lien avec le service enseignant de l’IUT et le chef de département.
• Organisation et suivi de la scolarité : constitution des groupes après inscription – TD « Vie scolaire » avec la direction des études auprès des étudiants de 1ère, 2ème et 3ème année - gestion des absences des étudiants - suivi des demandes d’attestation de réussite et des avis de poursuite d’études à la signature du chef de département.

• Parcoursup : participation au recrutement via l’extraction des candidatures et la mise en place des documents de travail préparatoires à l’examen des candidatures et la tenue de la commission de recrutement CJ. Publipostage des fiches « recruteurs », enregistrement des notes « recruteurs » et tenue du tableau Excel pour le classement en sous-commission. Saisie avec le chef de département et ma collègue Céline Gidemann des rangs de classement des candidats au BUT sur la plateforme Parcoursup.
• E-candidat : Extraction des candidatures/Préparation des PVs de jury d’admission pour les BUT2 et BUT3 - parcours EA FI/FA (Entreprise et association) et PF FA (Patrimoine et finance). Saisie des statuts et vérifications des pièces.

• Assurer l’accueil du département (toutes formations) et accueil téléphonique.
• Mettre en œuvre des tâches de secrétariat (courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, classement et archivage de documents).
• Organiser les déplacements des étudiants toutes formations du département et saisir les commandes du département en lien avec le service financier de l’IUT.

Ce poste intervient dans le cadre d’un bureau partagé avec une autre collègue en binôme.

Un environnement numérique adapté qui permet tant le travail présentiel que distanciel.

Fonctions en relation avec les étudiants mais aussi les enseignants.

Des interventions transversales qui nécessitent des relations avec l’administration générale.

Fiche de poste disponible sur le site www.uha.fr – rubrique « recrutements/personnels administratifs et techniques/offres d’emploi »